Gerichtsfeste Dokumentation - wie!?

Im Rahmen eines umfangreichen Risikomanagements sind wir gerade dabei eine gerichtsfeste Dokumentation in der Entwicklung umzusetzen.
Wie können alle Daten (Papier, Messwerte, Daten-Files), die im Laufe eines umfangreichen Entwicklungsprojektes anfallen, am besten archiviert werden, um im Fall einer Recherche einen schnellen Zugriff zu haben?
Welche Speichermedien sind für techn. Unterlagen (Daten) offiziell zugelassen (Bänder, CDs, etc.)?
Mit der Bitte um kompetente Hilfe, da ich gerade mächtig unter Zeitdruck stehe um ein Konzept vorzulegen.

Suche mal unter dem Stichwort "Revisionssichere Archivierung". Das Ergebnis werden einige -zig mehr oder weniger verbreitete DMS-Produkte sein, die zum Teil aus der Scan-Ecke, zum Teil aus dem Dokumentenmanagement kommen. In jedem Fall ist das ein grösseres IT-Projekt, für das es aber auf dem Markt Lösungen einschliesslich ASP (externe Archivierung über's Web in "Atombombensicheren" Rechenzentren, Banken nutzen das zur Belegarchivierung) gibt. Die Produkte geben vielfach vor aus HGB-Sicht (kaufmännische Ecke) zertifiziert zu sein (hinterfragen!!), womit eigentlich auch die Gerichtsfestigkeit sichergestellt sein dürfte.
Grüsse
Rüdiger
: Im Rahmen eines umfangreichen Risikomanagements sind wir gerade dabei eine gerichtsfeste Dokumentation in der Entwicklung umzusetzen.
: Wie können alle Daten (Papier, Messwerte, Daten-Files), die im Laufe eines umfangreichen Entwicklungsprojektes anfallen, am besten archiviert werden, um im Fall einer Recherche einen schnellen Zugriff zu haben?
: Welche Speichermedien sind für techn. Unterlagen (Daten) offiziell zugelassen (Bänder, CDs, etc.)?
: Mit der Bitte um kompetente Hilfe, da ich gerade mächtig unter Zeitdruck stehe um ein Konzept vorzulegen.

Hallo Thomas,
Ihre Frage läßt mich gerade ein neues Betätigungsfeld entdecken: "Anforderungen an die Qualität eines Beweises".
Also werfe ich mal meinen Kreativitätsmotor an.
(Die Kriterien einer Zertifizierung sind so zweifelhaft wie die Verfasser die Zertifizierung als Mittel zu einem Zweck nutzen. Deshalb ziehe ich vor, selbst zu verstehen und dann eigene Kriterien abzuleiten. Oft muß ich die dann der Mehrheit anpassen, aber das ist mir immer noch lieber als blindes Vertrauen in andere.
Deshalb habe ich mal kurz die Strafprozeßordnung als höchste Richtlinie für diese Frage durchforstet, aber nichts Verwertbares gefunden. Also selber basteln.)
Hier geht es nicht um Beweise wie im Prozeß um das Sorgerecht für die Scheidungskinder, wo der Familienrichter entscheiden soll, ob Vater oder Mutter treusorgender sind. Es geht auch nicht um Beweise für Mobbing.
Sondern um Risiken. Und wohl um weit mehr, wie wohl jede der modernen Managementarten als Trojanisches Pferd benutzt wird für ganz andere Dinge. (Auch Qualitätsmanagement soll die Produktivität steigern. Mitarbeiter sind im Namen der Qualität zu Mühen zu bewegen, für die sie sonst innerlich den Vogel zeigen würden.)
"Risikomanagement...gerichtsfeste Dokumentation in der Entwicklung" - da vermute ich, der Entwicklungschef muß sich vor "Herrn Nörgler-Besserwisser" schützen. Wahrscheinlich seine Variante in der Geschäftsführung, Controlling, Qualität, oder Gewerbeaufsichtsamt bis hin zum Staatsanwalt.
Unter Risiko verstehe ich: Es gibt gar keine Unglücke, sondern nur Fehlentscheidungen. Selbst die Schäden eines Jahrtausendhochwassers lassen sich zurückführen auf die Entscheidung, auf welche Fluthöhe die Deiche wohl auszulegen sind. Sprich, wo man abwägt zwischen Deichbaukosten und Risiken.
Unter "Schutz vor Herrn Nörgler-Besserwisser" verstehe ich: Wann immer Herr Nörgler-Besserwisser eine Beschuldigung vorbringt: "Die Entwicklung hat Mist gebaut / den Deich zu niedrig / zu hoch konstruiert", da muß Ihr Entwicklungschef in der Lage sein, mit ein, zwei, drei trockenen und unwiderlegbaren Argumenten Herrn Nörgler-Besserwisser dumm dastehen zu lassen. So dumm, daß Geschäftsführer, Vorstand und vielleicht sogar Strafrichter sagen: "Ja, die Entwicklung hat in der damaligen Situation aus der damaligen Sicht richtig entschieden." Vielleicht auch: "Sie hätte auch für Alternativen B, C und D entscheiden können, aber in der damaligen Situation erschien keine der Alternativen deutlich besser als die anderen."
Für diesen Zweck empfehle ich einfach eine geeignete Dokumentation der Entscheidungen. Und zwar nicht nur mit der to do-Liste, sondern einschließlich Entscheidungsmatrix. (Daß in Ihrer Entwicklung sowieso ordentlich entschieden wird, diese Selbstverständlichkeit setze ich voraus. )
(Wenn die Besprechung sich ewig im Kreise herumdreht, auf Wolkenhöhe 17 entschwebt und 10 Sekunden vor dem nächsten Termin wieder abstürzt, dann bleibt oftmals nichts anderes übrig als die rabota-rabota-Niederschreibung der to do-Liste. Auf deren Genauigkeit es dann auch so wenig ankommt, wie die auch keiner befolgen will und wird, weil er weiß, die Besprechung muß eh wiederholt werden.
Wer aber den Erfolg will, der führt den Prozeß des Entscheidens besser so aus, daß a) nur solche Beschlüsse gefaßt werden, die auch Aussicht haben, umgesetzt zu werden, und b) von diesen der beste.)
Nun zur Qualität eines Beweises: Wir Ingenieure haben da einen deutlichen Vorteil gegenüber den Soft-Fact-Leuten.
Technik ist Spiel mit Naturkräften. Da läßt sich plausibel zeigen, "wie der Deich funktioniert" (Statik und so), und wenn die Politik "10 Meter Überflutungshöhe" beschlossen hat, warum unsere Konstruktion das auch aushält. Ich vermute, wenn man dem Richter plausibel machen kann, wie eine Einzelheit funktioniert, was die Wirkungen und Nebenwirkungen sind, dann leuchtet ihm das auch ein - und das wäre Gerichtsverwertbarkeit. (Dazu gehören dann wohl noch Vorkehrungen wie z.B. gegen Fälschung.)
Ihre Anforderung nach gerichtsfester Dokumentation kann also zum Vehikel werden, die Basta!-Despoten unter den Führungskräften zu erden und denen Rückenwind zu geben, die auf die Qualität der Entscheidung Wert legen.
Und darüber hinaus, das Ist des "unser Normprozeß 'Entscheiden'" auf versteckte Risikoursachen hin zu analysieren und diese zu verbessern. Und da ist eine Menge zu tun, denn würden wir auf den Straßen so sorgfältig fahren wie wir in den Unternehmen üblicherweise entscheiden, die Schrottlager würden überquellen, es gäbe kein heiles Auto mehr, und nur Abenteurer und Naive würden sich aus dem Haus trauen.
Lackschäden an der Nobelkarosse sind aber sichtbarer als Fehlentscheidungen.
"Risiko" und "Schutz vor Herrn Nörgler-Besserwisser" sollten gute Argumente sein, mit denen die Entscheider ihren Chefs auch erklären können, warum die Investition in die Optimierung des Entscheidungsprozesses notwendig ist. Und mit denen sie ihre wildgewordene Besprechungsrunde auf den Pfad zur "guten Entscheidung" zurückholen.
Ciao
Wolfgang Horn