Dokumentation, Aufbewahrungspflichten

Wie lange müssen Fertigungssdokumente, die Qualitätsaufzeichnungen enthalten, aufbewahrt werden?

Hallo,
ich kenne drei Regelungen zur Aufbewahrungsdauer von Dokumenten :
1. gesetzliche Vorschriften
2. Kundenforderungen / Vorgaben
3. Festlegungen des Unternehmens selbst
Als Richtwert empfehle ich immer "mindestens 10 Jahre" für alle Qualitätsaufzeichnungen und Dokumente.
Falls man nach einigen Jahren feststellt, daß die Aufbewahrungsdauer zu lang ist (das Papierlager wird zu groß!) kann man die Jahreszahl immer noch verringern z.B. auf 3 oder 5 Jahre. Dies gilt jedoch nur für Festlegungen die das Unternehmens selbst treffen kann.
Ich bin mit der vorstehenden Regelung immer sehr gut gefahren.
mfg P. Spieker

Hallo,
vielen Dank für Ihren Tip.
Um welche gesetzlichen Bestimmungen handelt es sich?
Woraus ergibt sich Ihre Empfehlung, Unterlagen 10 Jahre aufzubewahren?
Mit freundlichen Grüßen
Claus Suffel

Hallo,
jede Branche hat unterschiedliche gesetzliche Vorgaben. Z.B. bei Speditionen heißt es : "Die Berichte über Gefahrguttransporte sind fünf Jahre lang aufzubewahren und den zuständigen Überwachungsbehörden auf Verlangen vorzulegen"
Für viele Branchen sind solche oder ähnliche Forderungen vorhanden.
Die 10 Jahre sind bei mir entstanden, weil ich in vielen Unternehmen die Angst gespürt habe, Unterlagen vernichten zu müssen! Um den Kunden / Firmen diese Angst zu nehmen habe ich empfohlen eine lange Zeit zu wählen und das Wort "mindestens" davor zu setzten. Jetzt ist jedes Unternehmen wieder frei in der Entscheidung wann vernichtet werden kann.
Andere Kunden (u.a. Unternehmen der Metallbe- und verarbeitung )haben festgelegt, daß nach Ablauf der Garantiezeit / Reklamationszeit alle auftragsbezogenen Aufzeichnungen vernichtet werden. Wenn der Kunde das Teil nocheinmal benötigt, dann muß er z.B. die Zeichnungen neu beistellen.
Ich habe einen Kollegen, der hat seit über 40 Jahren keine Dokumente oder Q-Aufzeichnungen vernichtet. In dessen QM-Handbuch steht klar und deutlich = das Vernichten von Dokumenten jeder Art findet nicht statt.
Wie schon gesagt, jedes Unternehmen kann für sich festlegen, wann interne Unterlagen vernichtet.

: Wie lange müssen Fertigungssdokumente, die Qualitätsaufzeichnungen enthalten, aufbewahrt werden?
Hallo Herr Suffel,
es gibt, unabhängig vom Unternehmen, Vorschriften, wie lange Dokumente aufzubewahren sind. Diese Aufbewahrungsfristangaben sind z.B. in der Dokumentation des Verlags Praktisches Wissen ‚Gruppe 2/A140 Seite 1 - 6‘ detailliert beschrieben. Sie umfassen dort sogar den kaufmännischen und buchhalterischen Bereich.
Auf Wunsch kann ich Ihnen gerne einen Auszug zufaxen.
Mit freundlichen Grüßen
Christian Stracke
STC Stracke Communication
Integrierte Managementsysteme und Zertifizierung



STC Stracke Communication

: Wie lange müssen Fertigungssdokumente, die Qualitätsaufzeichnungen enthalten, aufbewahrt werden?
Die AUfbewahrungsdauer richtet sich auch nach dem Produkthaftungsgesetz. Das ist im Moment 15 Jahre.