Audit - Vertragsprüfung

Moin Allerseits,
was sagen denn meine Kollegen zu folgenden Sachverhalten während eines Audits festgestellt:
(A) Auftragsänderungen nach Versendung der Auftragsbestätigung an Kunden:
Folgende Sachverhalte sind in Stichproben vorgefunden worden:
1) Kennzeichnung/Benamung der Dateien (=Auftragsbestätigungen) ist nicht einheitlich.
2) Z.T. wurden Auftragsbestätigungen (=Dateien) durch die Änderungen überspeichert.
3) Z.T. wurden Auftragsbestätigungen per Hand geändert.
4) Handschriftliche Änderungen auf Auftragsbestätigungen wurden z.T. nicht mit Namenskürzel und Datum versehen. Siehe hierzu Forderungen dem. VA Lenkung der Dokumente und Aufzeichnungen.
5) Auftragsänderungen und deren Prüfung nach Versendung der Auftragsbestätigung sind in der "VA Vertragsprüfung" nicht berücksichtigt.
6) In dieser Abteilung war nicht bekannt, ob eine Lieferterminverzögerung dem Kunden systematisch mitgeteilt wird und wer dies durchführt. Hier angewandtes Kommunikationsmittel: Versandanzeige unmittelbar vor Auslieferung.
7) Es war nicht bekannt und nachvollziehbar, ob handschriftliche Änderungen der Auftragsbestätigungen dem Kunden zur Kenntnis gebracht wurden.
8) Es war bei handschriftlich geänderten Auftragsbestätigungen nicht nachvollziehbar, ob eine Vertragsprüfung durchgeführt wurde
( Auftragsänderungen vor Versendung der Auftragsbestätigung an Kunden.
Folgende Sachverhalte sind in Stichproben vorgefunden worden:
1) Es wurden Z.T. Auftragsbestätigungen mit dem Vermerk "Änderung" an Kunden versendet, ohne daß die allererste ursprüngliche Auftragsbestätigung überhaupt versendet wurde.

Bin mal gespannt was Ihr dazu sagt.
Gruß
Auditeuse

Hallo Auditeuse
dazu kann ich nur sagen, dass der Laden sein Business nicht im Griff hat.
Die Beschreibungen erinnern stark an die Zeit bevor wir einen Käufermarkt hatten.
Die Prozesse scheinen, einmal abgesehen von der Norm, ziemlich unkontrolliert und mit viel Streuung zu laufen.
Ausser der schlechten Qualität (falsche Lieferungen, keine Lieferungen, falsche Mengen, usw.) erwarte ich auch noch eine schlechte Zusammenarbeit mit diesem Lieferanten.
Diese Firma sollte eigentlich kein Zertifikat nach ISO9001 bekommen, jedenfalls solange dieser Zustand vorherrscht.
Gruss Florian
PS: Leider habe ich mehr als genug solcher Zustände in zertifizierten Unternehmen vorgefunden.


qm-online.ch

Moin, moin!
Lustig! Also ich würde da nichts kaufen.... Und als Auditor auch kein Zeritifikat ausstellen (ich nehme mal an, wir reden über ISO 9000).
Schöne Grüße
Frank

Hallo
ist schon lustig, was in der Firma abläuft. Ich würde sofort dort kaufen, als Kunde kann ich ja tun und lassen, was ich möchte ggf. kann ich den vermeintlichen Vertrag locker rückabwickeln, weil keiner zustande gekommen ist.
Die Auftragsbestätigung wird juristisch häufig regelrecht vergewaltigt. Juristisch bewertet ist eine Auftragsbestätigung eine nette Geste. In Q-Normen wird sie gefordert.
Es kommt auf den Nachweis an, dass zwischen Kunde und Lieferant tatsächlich eine vollkommen übereinstimmende Willenserklärung bestanden hat. Nichts anderes zählt.
Ich kann nicht einfach einem Kunden, welcher anders bestellt als ich angeboten habe, eine Auftragsbestätigung über den ehemals angebotenen Umfang schicken und meinen ich wäre im Recht und der Kunde müsse nun lt. Angebot zahlen. Wo kommen wir denn da hin?
Ich kann eine einmal gesendete Auftragsbestätigung sehr wohl per Hand ändern, muss mir aber darüber im klaren sein, wenn die Änderung vom ehemals vereinbarten Vertragsgegenstand abweicht, schließe ich damit einen neuen Vertrag. Unterschrift, Datum und Angaben zum Gesprächspartner des Kunden gehören natürlich darauf. Selbstverständlich muss ich berechtigt sein, Verträge zu schließen und neu zu verhandeln.
Hier sauber zu bleiben ist nicht gerade einfach.
Ein winziger Ausflug ins BGB:
_ 150 BGB
Verspätete und abändernde Annahme
(1) Die verspätete Annahme eines Antrags gilt als neuer Antrag.
(2) Eine Annahme unter Erweiterungen, Einschränkungen oder sonstigen Änderungen gilt als Ablehnung verbunden mit einem neuen Antrag.

Grüße
Vivian

Moin,
danke für Eure Kommentare.
Florian liegt sehr nahe mit seiner Vermutung, daß es sich hierbei um keinen Käufermarkt handelt.
Zu Florians weiteren Bemerkungen:
"dazu kann ich nur sagen, dass der Laden sein Business nicht im Griff hat."
Schaumermal was die Zukunft bringt.
"Die Prozesse scheinen, einmal abgesehen von der Norm, ziemlich unkontrolliert und mit viel Streuung zu laufen."
Das ist anzunehmen, da dieses aber nicht gemessen wird, ist es nicht zu beweisen.
"Ausser der schlechten Qualität (falsche Lieferungen, keine Lieferungen, falsche Mengen, usw.) erwarte ich auch noch eine schlechte Zusammenarbeit mit diesem Lieferanten."
Falsche Lieferungen bzw. falsche Mengen gibt es verhältnismäßig wenig. Liegen im tolerierbaren Bereich. Keine Lieferungen kam noch nie vor. Schlechte Zusammenarbeit ist allerdings nicht ganz von der Hand zu weisen....Aber solange es kein Käufermarkt ist....
"Diese Firma sollte eigentlich kein Zertifikat nach ISO9001 bekommen, jedenfalls solange dieser Zustand vorherrscht."
Und jetzt kommt der Hammer: Das Zertifikat hängt schon an der Wand.
Wo sind all die Zert.-Auditoren, die trotz der vertraglichen Bindung mit dem Antragssteller genug Arsch in der Hose haben, diese Dinge öffentlich anzukreiden und ggf. das Zertifikat abzuerkennen bzw. zu verweigern? Mir ist bis heute noch keiner begegnet.

Zu Vivian:
Danke für den Tip mit dem BGB, habe ich gleich dem "Prozessowner" gezeigt, damit er mehr Argumentationsgrundlage gegenüber den Auszuführenden hat. Mal sehen, ob er das anwendet....
Gruß
Auditeuse