elektronisches QM Handbuch und QM Software

Hallo,
ich soll in den nächsten Monaten eine Diplomarbeit über QM schreiben. Genauer gesagt, soll ich untersuchen, inwieweit eine bestimmte Software QM Prozesse abbilden kann und welche Integrationsmöglichkeiten es gibt.
Momentan bin ich noch bei der Literaturrecherche, aber trotzdem schon auf eine Menge Fragen gestoßen:
Ist bei der Nutzung eines elektronischen Handbuches rechtlich notwendig, dass es auch noch papierbasiert vorliegt?
Müssen bei einem QM Handbuch und möglichen Änderungen alle Beteiligten bestätigen (rechtlich gesehen), dass sie es gelesen haben? Wenn ja, wie könnte sowas auf elektronschen Weg realisiert werden?
Muß die Software, welche genutzt wird eine zertifizerte Software sein oder ist es auch möglich eine beliebige Software als QM Software zu verwenden?
Ich danke euch schon jetzt für eure Hilfe.
Viele Grüße
Nicole

** Hallo,
Ist bei der Nutzung eines elektronischen Handbuches rechtlich notwendig, dass es auch noch papierbasiert vorliegt?
*** Es muss halt sichergestellt sein, das diejenigen, die keinen direkten Zugriff auf da elektronische Medium haben, trotzdem relevante Info bekommen. Es ist aber rechtlich nicht notwendig, das es komplett in Papierform vorliegen muss. ****
: Müssen bei einem QM Handbuch und möglichen Änderungen alle Beteiligten bestätigen (rechtlich gesehen), dass sie es gelesen haben? Wenn ja, wie könnte sowas auf elektronschen Weg realisiert werden?
**** Ganz einfach: Sich über QM informieren ist Bestandteil des Arbeitsvertrages - wie das "Schwarze Brett" ******
: Muß die Software, welche genutzt wird eine zertifizerte Software sein oder ist es auch möglich eine beliebige Software als QM Software zu verwenden?
**** Hab ich selber programmier, also überhaupt nicht zertifiziert, dafür wesentlich besser )****

: Ich danke euch schon jetzt für eure Hilfe.
: Viele Grüße
: Nicole

Gruß, Martin S

Hallo Nicole,
ein Tip, vielleicht lohnt es sich ja, in Richtung Software zur geschäftsprozessorientierten Unternehmensmodelleirung (ARIS Nautilus, AENEIS, ViFlow usw.) nachzudenken.
Ansonsten schließe ich mich den Ausführungen von Martin an.
Eine rechtliche Notwendigkeit für ein papierbasiertes Exenplar existiert nicht. Es muss lediglich sichergestellt sein, daß jeder Mitarbeiter auf die, für ihn relevanten Teile des QMH in aktueller Form zugreifen kann.

Was die Sicherstellung der Kenntnisnahme von Veränderungen im QMH angeht möcht ich noch anmerken:
Grundsätzlich unzterscheidet sich dieses Problmatik in nichts von der mit einem papierbasierten QMH. Allerdings sollte eine elektronische Realisierung den Vorteil haben, dass es zu allen Prozessen E-Mailverteiler gibt und dass bei einer Veränderung sichergestellt ist, daß alle betroffenen Personen eine Mail bekommen. Diese kann mit einer Aufforderung für eine Lesebestätigung versehen werden. Weiterhin kannman sich Mechanismen vorstellen, die beinhalten, dass eine Mail bestimmten Inhalts an den QMB geschickt werden muss, der nur bekannt sein kann, wennman die Änderungne auch zur Kenntnis genommen hat.

Grüße,
Tim
P.s. Für weitere Fragen stehe ich gerne zur Verfügung.
www.gerdes-consulting.de

Elektronische QM-Dokumente sind inzwischen üblich. Es gibt Firmen, die hierfür Programme anbieten, die ich aber nicht kenne. Eine Web-Adresse hierzu ist www.cqms.de/. Ich habe gehört dass diese Programme sich zu stark an der Gliederung der ISO 9001 orientieren, was nicht unbedingt sinnvoll ist und evtl. ein Problem sein kann, wenn man beabsichtigt das QM den Unternehmens-Prozessstrukturen entsprechend aufzubauen. Die Vorteile des elektronischen QMH liegen auf der Hand: Leichte Änderbarkeit, man spart sich eine Papierflut, kann das QMH z.B. im Intranet allen Mitarbeitern zur Verfügung stellen und last not least kompexe Prozessstrukturen durch Verlinkung sehr elegant abbilden. Auf Verfahrensbeschreibungen und andere mitgeltende Dokumente können Links gesetzt werden. Die einzelnen Verfahrensbeschreibungen können somit schlank und übersichtlich bleiben. Sinnvollerweise wählt man das html oder pdf Format. In Acrobat 6.0 lassen sich ebenfalls Links einbauen, was nicht schwer und nicht allgemein bekannt ist, gegenüber html sehen die Ausdrucke dann (fast immer)ordentlich aus. Ich habe keine Aktien bei Acrobat, bin jedoch ganz begeistert von den Möglichkeiten von Acrobat 6.0, wozu auch elektronische Formulare und Einbindung von Java-script gehören, wodurch man das QMH sehr flexibel und individuell gestalten kann, die Grenzen sind hier noch nicht erreicht. Sollte ein weitergehendes Informationsbedürfnis bestehen stehe ich als Ansprechpartner gerne zur Verfügung. Es gibt noch andere interessante Programme, z.B. von Macromedia: RoboHelp, RoboDemo, RoboInfo usw., siehe www.ehelp.com. Auch bei diesen tools werden html oder pdf-Dateien erzeugt. Ich kenne mich aber nicht im Detail damit aus, die Einarbeitung in verschiedene solcher Systeme kostet Zeit und überfordert die Kapazitäten eines QM-Beauftragten, es ist sinnvoll sich auf einen Weg zu beschränken.

: Hallo,
: ich soll in den nächsten Monaten eine Diplomarbeit über QM schreiben. Genauer gesagt, soll ich untersuchen, inwieweit eine bestimmte Software QM Prozesse abbilden kann und welche Integrationsmöglichkeiten es gibt.
: Momentan bin ich noch bei der Literaturrecherche, aber trotzdem schon auf eine Menge Fragen gestoßen:
: Ist bei der Nutzung eines elektronischen Handbuches rechtlich notwendig, dass es auch noch papierbasiert vorliegt?
: Müssen bei einem QM Handbuch und möglichen Änderungen alle Beteiligten bestätigen (rechtlich gesehen), dass sie es gelesen haben? Wenn ja, wie könnte sowas auf elektronschen Weg realisiert werden?
: Muß die Software, welche genutzt wird eine zertifizerte Software sein oder ist es auch möglich eine beliebige Software als QM Software zu verwenden?
: Ich danke euch schon jetzt für eure Hilfe.
: Viele Grüße
: Nicole

Hallo
Ich benutze das "Q-Word" und alle in unserer Verwaltung sind damit sehr zufrieden.
Durch die internen Audits wird sichergestellt, dass die Aenderungen berücksichtigt werden und keine nicht mehr gültigen, ausgedruckten Versionen des Handbuches vorhanden sind. (Als QMS-Verantwortliche gehe ich in der Regel durch die Büros und kontrolliere dies)
Der Ausdruck ist nicht notwendig, (ich schule auch so) aber ich lasse allen Mitarbeitenden die Freiheit, auch einen Ausdruck zu machen.
Als QMS-Verantwortliche jedoch habe ich immer das Original-Handbuch ausgedruckt in einem Ordner.
Aus meiner Sicht ist vorgeschrieben, welche Software für das Handbuch benützt werden muss. Ich bin gerade an der Diplomarbeit "Prozess- und Qualitätsmanagement" und die Dozenten zertifizieren auch die Betriebe - und uns wurde nicht vorgeschrieben, welche Software wir verwenden müssen.
Mit freundlichen Grüssen
Lilo
: : Hallo,

: : ich soll in den nächsten Monaten eine Diplomarbeit über QM schreiben. Genauer gesagt, soll ich untersuchen, inwieweit eine bestimmte Software QM Prozesse abbilden kann und welche Integrationsmöglichkeiten es gibt.

: : Momentan bin ich noch bei der Literaturrecherche, aber trotzdem schon auf eine Menge Fragen gestoßen:
: : Ist bei der Nutzung eines elektronischen Handbuches rechtlich notwendig, dass es auch noch papierbasiert vorliegt?
: : Müssen bei einem QM Handbuch und möglichen Änderungen alle Beteiligten bestätigen (rechtlich gesehen), dass sie es gelesen haben? Wenn ja, wie könnte sowas auf elektronschen Weg realisiert werden?
: : Muß die Software, welche genutzt wird eine zertifizerte Software sein oder ist es auch möglich eine beliebige Software als QM Software zu verwenden?

: : Ich danke euch schon jetzt für eure Hilfe.
: : Viele Grüße
: : Nicole