Wie Regelungen in Handbuchsystematik integrieren?

Hallo,
ich bin grad bei der Erstellung eines Organisations-Handbuches, welches sich aus VA's, AA's sowie Vordrucken/Formularen zusammensetzen soll.
Wie gliedert man eigentlich Regelungen/Richtlinien, wie z.B. Unterschriftenregelung, Erstattung von Reisekosten, Dienstreiseregelung, Dienstwagen, Parkordnung etc. in die Handbuch-Systematik ein?
Man könnte es ja als VA's veröffentlichen, aber so richtig schlüssig erscheint mir das nicht.
Welcher Dokumententyp mit welcher Eingliederung in das Handbuch könnte dafür geeignet sein?
Würde mich interessieren wie ihr das handhabt...
Vielen Dank!
Mfg, Thomas

> Prozeßbeschreibungen --> Arbeitsanweisungen
Viel Glück
Frank

> Prozeßbeschreibungen --> Arbeitsanweisungen
: Viel Glück
: Frank

Hallo Frank,
danke für die Info, ich glaube ich versuche auch nach Möglickeit Anweisungen draus zu machen, aber bei manchen werde ich eine andere Variante wählen:
Ich werde die Dokumentenart "Betriebsdokument" einführen, als Sammelbegriff für alles, was sich nicht einordnen lässt, wie z.B. Telefonverzeichnis, Organigramm, Parkordnung etc.
Im Handbuch gibt es dann einen Unterpunkt "Grundsätze, Ordnungen, Richtlinien" oder so ähnlich, mit Verweisen auf diese Betriebsdokumente...
Das Handbuch muss nicht nach Norm gegliedert sein.
Gruss, Thomas

Hallo,
wie es der Zufall will, habe ich gerade in einem anderen Forum einen Beitrag zu einem ähnlichen Thema geschrieben. Die Vorgehensweise zur Erklärung der Reisekosten würde in dieser Systematik so gestaltet werden, daß es in QMS eine Sektion Sonstiges gibt, in der es eine Funktion "Reisekostenabrechnung erstellen" geben würde. Die wäre dann in ein zwei Tätigkeiten unterteilt, wie z.B. "Belege nach Datum sortieren", "Belege aufkleben" o.ä.
Zur Tätigkeit gäbe es dann als .dot eine Vorlage, die man ausfüllen kann (wenn es ein entsprechendes Formular gibt).
Eine Parkordnung würde ich wahrscheinlich als .pdf in einem Bereich "allgemeine Verhaltensregeln" unterbringen, in der auch Fluchtwege, eine Hausordnung, Pausenordnungen, Erste Hilfe Anweisungen, Anweisungen für Notfälle usw. untergebracht werden können.
Hier meine Gliederung, für Fragen stehe ich gerne zur Verfügung.
Was die Darstellung der jeweiligen Prozesse angeht, so bevorzuge ich eine ARIS-ähnliche Mehschichten Sichtweise:
1. Geschäftsprozesse und ihre Zusammenhänge (Buchhaltung, Einkauf, Einkauf sendet was an Buchhaltung) in der Form, daß Grafische Felder mit Pfeilen verbunden werden (ohne Ereignisse).
2. ggf. Untergliederungen derselben (Einkauf Großteile, Einkauf kleinteile), Darstellung wie in 1.
3. Funktionen als EPK (ereignisgesteuerte Prozesskette, also Funktionen, die als Auslöser und als Endzustand Ereignisse haben), also z.B.: Anfrage annehmen, Anfrage prüfen, Auftragsbestätigung verschicken oder Anfrage ablehnen.
4. Tätigkeiten als Punkte einer Liste, die die jeweilige Funktion ausfüllt und präzisiert (analog zu Arbeitsanweisungen). Hier verlasse ich die Darstellung, daß einzelne Elemente durch Pfeile miteinander verbunden werden, weil das auf dieser Ebene i.d.R. keinen Sinn mehr macht.
5. Präzisierungen der Tätigkeiten durch sogenannte Zuordnungen, also Mitgeltende Unterlagen, zusätzliche Informationen, Wer macht's, wer hat's zu verantworten usw. usw.
Auf dieser Ebene kann das erste Mal ein Word-Dokument oder ein .pdf auftauchen, obwohl die auch hier möglichst vermieden werden bzw. nur so verwendet werden, daß sie z.B. als Vorlagen für Briefe und Rechnungen (also klassierscherweise als .dot) dienen.
Grüße,
Tim Gerdes

www.gerdes-consulting.de

Hallo,
da es sich bei den angegebenen Dokumenten nicht um Punkte des QM-Systems handelt sondern um allgemeine Betriebsführungsthemen halte ich den Vorschlag dies auch durch den Namen zu kennzeichnen für gut. Eine VA, oder AA, würde ich jederzeit mit dem QM-System in Verbindung bringen - wo aber eine Parkanweisung oder die Beschreibung von administrativen Betriebsvorgängen nicht hin gehört.
Ob diese Dokumente überhaupt in ein zentrales "Handbuch" müssen ist fraglich, ggfs. als expizit herausgezogener Anhang auf den im Hauptteil zwar verwiesen wird aber trotzdem nicht Gegenstand des selben ist.
Ich könnte mir dafür eine Art Loseblattsammlung vorstellen, ggfs. sortiert nach groben Themenschwerpunkten oder rein Alphabetisch nach dem Hauptschlagwort ("Parkordnung", "Reisekosten", "Dienstwagen", etc.).
Bis dann,
Ralf Schmidt

Auch 'ne gute Idee!
Grüße Frank