Die Archivierung dient der Ablage der ungültigen Dokumente sowie der erstellten Aufzeichnungen. Auch die Ablage von Rückstellmustern kann als Archivierung verstanden werden, da sie den gleichen Prinzipien unterworfen ist.
Vor der Archivierung muss das Archivgut indexiert werden. Darunter versteht man die Aufnahme der Kennzeichnung (und ggf. auch des Inhalts) in eine Art Inhaltsverzeichnis (meist eine Datenbank). Damit wird sichergestellt, dass im Falle eines Falles das Gesuchte nach angemessener Zeit auch wiedergefunden werden und das Archivierte sich noch in verwendungsfähiger Form befindet. Bei Dokumenten und Aufzeichnungen bedeutet dies, das sie lesbar sind. Bei Rückstellmustern sollten die zugesicherten Eigenschaften (Metrische Maße, etc.) unverändert sein, also der damaligen Produktion entsprechen.