Prozesse definieren

Hallo,
wir stehen gerad vor dem Problem die Prozesse bei uns im Unternehmen zu erkennen! Dabei ist uns nicht ganz klar wie weit in die tiefe in Prozess geht!
Wer hat Erfahrungen und kann mir helfen?

Hallo Andre
Die Tiefe der Prozesdetaillierung hängt von der Verwendung ab. Als erster Vorgang macht es Sinn, die Prozesse in einer Makrosicht zu sehen.
Auf www.qm-online.ch/ findest Du alles zum Thema Prozessmanagement (GPO - Geschäftsprozess Optimierung) suche das Dokument "Checkliste Prozesslandkarte", im Suchfeld [Prozesslandkarte] eigeben.
Sind nun die groben Prozess und deren Beziehung bekannt können die wichtigsten Prozesse weiter dedailliert werden. Immer daran denken, dass Beschreibungen eigentlich zwei Zwecken dienen sollten:
1. Beschreibung des Prozesses für die Mitarbeiter. Hier lohnt es sich die Verfahrensanweisungen oder Checklisten prozessorientiert aufzubauen. Die Vorgehensweise alle Beschreibungen für die Mitarbeiter als Flowchart darzustellen hat sich nicht immer bewährt. Eine technisch weniger gebildete Person denkt nicht in Flowcharts, kann aber mit einer Checkliste etwas anfangen.
2. Beschreibung des Prozesses für die Verbesserungsteams (ist leider oft ein Einzelner). Diese müssen detailliert aber nicht unbedingt für alle Mitarbeiter geeignet sein. (Flowcharts eignen sich hier sehr gut). Aus diesm Team kommt auch die Umsetzung der Erkenntnisse in die Verfahrensanweisungen und Checklsiten.
Du findest auf der Website QM-Online.ch viele Beschreibungen zu diesem Thema.
Freundliche Grüsse
Florian


Schweizer QM-Portal zu Prozessmanagement, Qualitätsmanagement (ISO 9001:2000 und Deming)

Hallo,
kennst Du die Feuerzangenbowle ?
Da gab es einen Lehrer, der sagte immer:
"Also, dann stelln wir uns mal janz dumm"...
Da ich nicht weis, was für ein Unternehmen ihr seid, nehm ich einfach mal den guten alten Pizzaservice Giovanni (der Chef und Koch), der einen Pizza-Express mit 2 Mitarbeitern, seiner Frau (Telefon und Schreibkram) und seinem Sohn (Ausfahrer), führt.
Was laufen denn da für Prozesse ab ? Also, mal janz dumm gestellt...:
1. Führungsprozesse:
Nun, zunächst mal muss der Laden von Giovanni geschmissen werden.
Das ist der sogenante Führungsprozess. Im wesentlichen gehört dazu, das Giovanni seine Frau und seinen Sohn in die Kunst seiner Pizza-Rezepte einführt (Personalschulung), das er Werbung für seinen Pizza Express macht und mal auf Messen geht, um sich neueste Trends anzuchauen(Marketing). Dann muss er auch die Finanzen prüfen (Controlling) . Ab und zu sollte er überlegen, ob die Pizza-Liefertouren, die sein Sohn fährt, optimiert werden können (Verbesserungsprozesse). Ganz wichtig ist, das er seine Kunden befrägt, wie's denn geschmeckt hat.
Und Giovanni hat ein Ziel bestimmt: 30 Minuten nach Bestellung hat der Kunde die Pizza auf dem Tisch ! Basta !
2. Kernprozesse
Giovanni und seine Familie verdienen ihr Geld durch den Verkauf leckerer Pizza. Das ist ihr Kerngeschäft. Deshalb gibt es einen Kernprozess, so aussieht:
Hungriger Kunde bestellt Pizza -> Pizza wird gebacken -> Giovannis Sohn liefert Pizza -> Kunde ist zufrieden und satt
Nun geht’s ein wenig in's Detail, wir zerpflücken den Kernprozess:
2a. Warum bestellt der Kunde die Pizza bei Giovanni ? a) Neukunde (dann müsste Giovannis Frau mal nachfragen, wie der Kunde auf Giovanni aufmerksam geowrden ist. Das Ergebnis dieser Befragung ist der Input für den Marketing-Prozess)
b) Bestehender Kunde: Der mag die Pizza und kommt immer wieder. Giovannis Frau kennt die Vorlieben des Kunden und hat die auf nem Karteikärtchen notiert. Das gefällt dem Kunden, weil sein Wunsch von den Augen abgelesen wird.
2b. Wie wird die Pizza gebacken
Giovanni hat sein Rezeptbuch, in dem die Herstellung der Pizza (Zutaten, Backzeit, Lieferzeit ) genau dokumentiert ist. Giovanni kann das auswendig, aber sein Sohn muss ab und an selbst Pizza backen, wenn Giovanni krank ist oder auf Urlaub. Damit die Qualität der Pizza weiterhin auf leckerstem Niveau bleibt, liest der Sohn in Papas Kochbuch nach, wie das gemacht wird.
Die Kunden schmecken nachher fast keinen unterschied zu Papas Pizza.

2c. Wie wird Pizza ausgeliefert ?
Giovanni sagt: Nach 30 Minuten hat unser Kunde die Pizza auf seinem Tisch.
Giovannis Sohn muss dieses Ziel einhalten und selbständig die Kundentouren planen.
Das macht er mit einem Routenplaner auf seinem PC.
Jeden abend sitzt Giovannis Frau am PC und trägt ein, wieviele Pizzas verkauft wurden, wie viele Kunden angefahren worden sind und den Benzinverbrauch. Und teilt Ohrfeigen an den Sohn aus, wenn die 30 Minuten überschritten worden sind. Wenn das Ohr von Giovannis Ohr rot und geschwollen ist, weil er zu oft die 30 Minuten überschritten hat, gibt es ein ernstes Gespräch mit Papa. Ist das Ohr aber normal, gibt Giovanni schon mal 10 Euro extra Taschengeld an Sohnemann. So misst halt Giovanni diesen Prozess.
Zudem notiert Giovannis Frau die Uhrzeit, das Datum und die Aussentemperatur der Lieferungen. Daraus errechnet Gioavanni seine geheime Kennzahl, mit der er weis, an welchen Tagen es besonders gut oder schlecht läuft. Er kann seinen Kernprozess damit recht gut beschreiben die Lagerhaltung für schnell verderblichen Lebensmittel danach optimieren.
3. Die unterstützenden Prozesse:
Damit alles reibungslos abläuft, ist noch einiges an Verwaltungskram zu erledigen. Giovannis Frau macht das. Sie kauft ein. Verhandelt mit den Lieferanten. Sie macht die Finanzbuchhaltung und achtet auf regelmässige Schutzgeldüberweisungen. Hält die Küchengeräte in Schuss. Zahlt die Rechnungen etc.

So - nun sag ich mal Mahlzeit.
Gruß, Martin S

Besten Dank,
das war doch mal sehr anschaulich!
Hast glaub ich den Beruf verfehlt

Hallo Andre,
es gibt da zwei Aspekte, die die Prioritäten beeinflussen
1. Welche Prozesse interessieren Eure Kunden
2. Welche Prozesse interessieren Euch selbst.
Ist man Zulieferer z.B. in die Automobilproduktion ist Punkt 1. sicher der wichtigste.
Ich schick Dir noch was.
Gruß Wolfram

Super Erklärung!
Habe Sie mir gleich mal ausgedruckt.
Bis denne