elektronisches QM-Handbuch

Hallo liebe Forumsteilnehmer,
habt Ihr euer QM-Handbuch nur in Papierform, oder auch im Intranet, oder nur im Intranet?
Welche Software nutzt ihr fürs QM-Handbuch im Intranet?
Wie sind eure Erfahrungen damit?
Welche Kosten sind damit verbunden (Anschaffung, Wartung)?
Bei uns liegt in jeder Abteilung ein QM-Handbuch in Papierform mit den entsprechenden Unterschriften vor. Im Netz habe ich ein Verzeichnis _QM-Hanbuch“, in dem die Word - Dateien abgelegt sind (für jedes Kapitel ein Worddokument). Für dieses Verzeichnis haben alle Lesezugriff, aber nur ich Schreibzugriff.
Vorteil: keine Zusatzkosten
Nachteil: keine Benutzerfreundlichkeit, wenn jemand im Handbuch etwas sucht
Vielen Dank für den Erfahrungsaustausch
Wolfgang

Hallo Wolfgang,

: habt Ihr euer QM-Handbuch nur in Papierform, oder auch im Intranet, oder nur im Intranet?
>> QM-Doku habe ich komplett in's Intranet gestellt. QM-Handbücher in Papierform habe ich seit langem zur Aktenvernichtung gegeben.

: Welche Software nutzt ihr fürs QM-Handbuch im Intranet?
MS-Frontpage 2000, Internet-Explorer, dazu die übliche MS-Office-Anwendungen, die vom Intranet aus genutzt werden. Weiterhin Citirx-Software, um diverse Software-Anwendungen über Intranet lauffähig zu machen (sowas richtet mein Netzwerkbetreuer ein).
: Wie sind eure Erfahrungen damit?
>> Sehr gut - Anders kommen die Mitarbeiter an die Dokumente / Softwareanwendungen / Kennzahlen / Formulare / Checklisten nicht ran ). Sozusagen mein QM-Zwang im pos. Sinne.
Derzeit ca. 50 vernetzte PC's.
: Welche Kosten sind damit verbunden (Anschaffung, Wartung)?
>>> Als absoluter Laie hab ich nen Webdesign- und Intranetkurs belegt, hat ca. 450 € gekostet.
MS Frontpage 2000 hat um die 200 € gekostet.
Citirx..hmm..weis ich nicht mehr, so um die 700 € denk ich mal.
Ansonsten fallen nur meine Gehaltskosten an.

: Bei uns liegt in jeder Abteilung ein QM-Handbuch in Papierform mit den entsprechenden Unterschriften vor. Im Netz habe ich ein Verzeichnis _QM-Hanbuch“, in dem die Word - Dateien abgelegt sind (für jedes Kapitel ein Worddokument). Für dieses Verzeichnis haben alle Lesezugriff, aber nur ich Schreibzugriff.
: Vorteil: keine Zusatzkosten
: Nachteil: keine Benutzerfreundlichkeit, wenn jemand im Handbuch etwas sucht
>> Wenn jemand etwas sucht, dann klickt er sich durch die grafisch gestalteten Prozesse, bis er bei der gesuchten Doku angekommen ist (meist 3-4 Mausklicks). Diese kann der MA zu seinen Favoriten ablegen und sich mit der Zeit seine individuelle QM-Doku zusammenstellen.

: Vielen Dank für den Erfahrungsaustausch
: Wolfgang

Hallo Wolfgang,
wir (Medizinproduktehersteller ca 1300 MA im Geltungsbereich des QM-Handbuchs) haben das Handbuch in ca 35 Exemplaren in der Firma flächendeckend verteilt und auf einem Laufwerk, auf das jeder Officenutzer Zugriff hat. Dies entspricht unseren Bedürfnissen.
Weniger als die Hälfte der Mitarbeiter hat einen eigenen PC bzw. direkten Netzzugriff.
Auf dem Laufwerk sind die Files im Wordformat mit Verlinkung über Hyperlinks. Die Originale (Systembeschreibung, Verfahrensanweisungen, Prozeßbeschreibungen)sind schreibgeschützt. Auf diesen Laufwerk befinden sich auch freigegebenen Arbeitsanweisungen, Lieferantenverträge, Qualitätsvereinbarungen, Formulare u.a.
Wir haben auch viele Mitarbeiter, die lieber in einem Buch blättern, als sich durch Linkstrukturen zu klicken und den Bildschirm zu scrollen (mich als Herausgeber eingeschlossen).

viele Grüße Wolfram
P.S. Einstein soll mal gesagt haben: Man sollte alles so einfach wie möglich machen, aber nicht einfacher!

... ist eigentlich ganz einfach :
3 Exemplare liegen in Papierform bei 3 Abteilungsleitern und der Rest liegt als *.PDF-Datei im Intranet in einer Rubrik "Qualitätsmanagement". Man muss aber EXTREM darauf achten, die Word-Dokumente, die nachher als PDF vorliegen sollen, wirklich und vollständig mit vernünftigen Überschriftsformaten zu versehen, dann hat man immer schön die "bookmarks" auf der linken Seite des Adobe-Readers und findet sehr sehr schnell, was mann sucht.
Marten

Hallo Wolfgang,
Ich habe das für unser Unternehmen (ca. 80 Mitarbeiter an 4 Standorten) folgender Maßen geregelt:
Es gibt alle Dokumente nur als Originale ausgedruckt und unterschrieben bei mir im Schrank.
Ansonsten haben wir eine Intranet-Community (PHP-basierend, Grundmodul angeblich kostenlos), in der ich ein _QM-Portal“ eingerichtet habe. Das ist einfach gesagt eine Mindmap (Fa. Mindjet) mit diversen verlinkten Themen (div. Formate, .doc, .xls, .pdf) - vom QMH bis zum Auditplan, von den Prozessen bis zur Arbeitsanweisung. Darüber hinaus haben wir uns einige Spezial-Lösungen für das Reklamationsmangement oder Maßnahmencontrolling programmieren lassen, dass nun dezentral von den Mitarbeitern gepflegt werden.
Wir haben die Devise ausgegeben, dass nur die im Netz stehenden Dokumente gültig sind.
Sollten dennoch Dokumente ausgedruckt werden, so sind diese selbstständig 1 Mal monatlich zu aktualisieren (insb. Formblätter). Sollte ein Mitarbeiter keinen eigenen PC-Zugang besitzen, so soll man seine Führungskraft bitten die Dokumente zu besorgen.
In der Theorie stehen nun allen MA alle Dokumente in stets aktueller Form zur Verfügung.
Die Praxis hat mir hoffnungsvollem (aber naivem) QMB gezeigt, dass nur wenige , mit dem PC vertraute Mitarbeiter sich wirklich des QM-Portals bedienen. Die Durchdringung bis hin zu den Gewerblichen ist gleich null.
Vielleicht sollte ich doch wieder dazu übergehen, alle Dokumente zu drucken und selbst zu verteilen....

Ciao
Michael

Viele Grüße
Wolfgang