Ablauf Internes Audit

Müssen bei einem Internen Audit immer alle Bereiche überprüft werden? Auch wenn bekannt ist das die Abläufe wirklich zu 100\% funktionieren?
Unser externer Berater (auf Wunsch der GL) führt so die Internen Audits nach Standardfragenkatalog durch. Was für Ihn natürlich am einfachsten ist. Meiner Meinung nach ist dies absolut unproduktiv da so für wichtige Themen dann einfach keine Zeit ist.
Kennt jemand gute Literatur über Sinn, Zweck und Ablauf eines Internen Audits? Schließlich muß ich für meine Streitgespräche mit der GL bestens vorbereitet sein.

Hallo Galinke,
wie wär_s denn mit einem Auditlehrgang, da erfährt man dieses und noch viel mehr. Man kann sich nirgends als QMler besser blamieren und das QM-System unterhöhlen, als durch unprofessionelles Vorgehen beim Audit. Es wird eh schon zu viel rumgestümpert.
Der Sinn von Audits ist kein Selbstzweck! Man verfolgt damit eigentlich Ziele wie zum Beispiel:
- Überprüfung der Einhaltung der Festlegungen
- Sind alte Abweichungen wirklich beseitigt?
- Was hat sich in der relevanten Einheit getan?
- Sind eventuelle neue Normen, Gesetze, Richtlinien berücksichtigt?
- Besteht Änderungsbedarf bei der Q-Dokumentation?
- Korrektur- und Verbesserungsmaßnahmen
usw.
Ansonsten toll, wenn bei Euch irgendwas 100\% funktioniert, schön, dass es so was noch gibt!
Falls Ihr in der jährlichen Auditplanung beschließt, einen Bereich, der im Vorjahr ohne Abweichung war, erst wieder nach zwei Jahren zu auditieren, solange keine Änderungen an Organisation, Vorgaben oder Schnittstellen stattgefunden haben, erscheint mir das als akzeptabel. Wenn es auch so dokumentiert wird.
Wenn, wie Sie schreiben, die GL bei Euch einen externen Berater wünscht, misstraut Sie Euch oder Eurer Kompetenz. Vermutlich zu recht. Dann lasst halt den Fachmann machen, was er für richtig hält! Dazu kommt, dass Lücken in seiner Vorgehensweise auf ihn zurückfallen. Zudem könnte es gut sein, dass Eure Kunden sich daran stoßen könnten, wenn Auditbelange weggelassen werden. (Ich weis ja nicht wie Eure Situation ist)
Ich hoffe, die angesprochenen Steitgespräche mit der GL entspringen nicht einer Profilierungssucht.
Gruß Wolfram

Hallo Wolfram,
ich heiße übrigens Silvia.
Danke für deine Antwort du hast mir schon weitergeholfen.
Mit dem Auditlehrgang hast du leider recht. Ich werde ihn auch demnächst privat besuchen denn ohne diesen wird man wirklich oftmals nicht erstgenommen.
Aber ich kann dich beruhigen es gibt wirklich bei uns Abläufe die zu 100\% funktionieren. Das liegt aber einfach daran das wir als Planungsbüro andere Maßstäbe haben als z.B. ein Produktionsbetrieb. Wir stümpern auch nicht nur so rum weil man halt zertifiziert sein muß sondern wie wurde beim Zertifizierungsaudit von den Externen festgestellt: "Die MA leben das QM
mit einer Überzeugung die sich manche GL oder QMler nur wünschen würden." Und darauf kommt wohl auch an oder?
Ja und das "Streitgespräch" werde ich führen da meine Kollegen beim Internen Audit einfach zur Selbstkontrolle gefordert werden wollen. Selten aber wahr!

: Hallo Galinke,
: wie wär_s denn mit einem Auditlehrgang, da erfährt man dieses und noch viel mehr. Man kann sich nirgends als QMler besser blamieren und das QM-System unterhöhlen, als durch unprofessionelles Vorgehen beim Audit. Es wird eh schon zu viel rumgestümpert.
: Der Sinn von Audits ist kein Selbstzweck! Man verfolgt damit eigentlich Ziele wie zum Beispiel:
: - Überprüfung der Einhaltung der Festlegungen
: - Sind alte Abweichungen wirklich beseitigt?
: - Was hat sich in der relevanten Einheit getan?
: - Sind eventuelle neue Normen, Gesetze, Richtlinien berücksichtigt?
: - Besteht Änderungsbedarf bei der Q-Dokumentation?
: - Korrektur- und Verbesserungsmaßnahmen
: usw.
: Ansonsten toll, wenn bei Euch irgendwas 100\% funktioniert, schön, dass es so was noch gibt!
: Falls Ihr in der jährlichen Auditplanung beschließt, einen Bereich, der im Vorjahr ohne Abweichung war, erst wieder nach zwei Jahren zu auditieren, solange keine Änderungen an Organisation, Vorgaben oder Schnittstellen stattgefunden haben, erscheint mir das als akzeptabel. Wenn es auch so dokumentiert wird.
: Wenn, wie Sie schreiben, die GL bei Euch einen externen Berater wünscht, misstraut Sie Euch oder Eurer Kompetenz. Vermutlich zu recht. Dann lasst halt den Fachmann machen, was er für richtig hält! Dazu kommt, dass Lücken in seiner Vorgehensweise auf ihn zurückfallen. Zudem könnte es gut sein, dass Eure Kunden sich daran stoßen könnten, wenn Auditbelange weggelassen werden. (Ich weis ja nicht wie Eure Situation ist)
: Ich hoffe, die angesprochenen Steitgespräche mit der GL entspringen nicht einer Profilierungssucht.
: Gruß Wolfram

Hallo Silvia,
danke das Du Dich noch mal gemeldet hast, damit lässt sich Deine Anfrage besser einordnen. Verzeih mir, wenn ich in meiner Antwort vielleicht stellenweise etwas zu spitz war.
Ergänzend zum Thema Auditlehrgang: Mach_s, wenn irgend möglich richtig und nicht nur so einen Druckbetankungslehrgang von 2-4 Tagen zum internen Auditor! Alles was Du Dir hier aneignest nutzt Dir und Deiner Firma für_s ganze (Berufs-)Leben. Auch wenn_s länger geht und etwas mehr kostet. Die Lehrgänge sind zum Teil auch als Fernstudium möglich, sodaß man nicht wochenlang in irgendwelchen Hotels rumhängt (Tip: Fernstudieninstitut der TFH Berlin). Je solider die Kenntnisse sind, umso besser auch die Berufchancen bei Firmenwechsel.
Bedenke auch, dass man externen Auditoren einfacher auf gleicher Augenhöhe begegnen kann, wenn man ein entsprechendes Fachwissen hat. Dann lässt sich auch mancher Blödsinn im Vorfeld abbiegen.
Ergänzend zum Thema interne Audits: Da ich selbst seit Jahren die internen Audits bei uns mache (Wir sind ca 1000 MA am Standort), die QM- und Auditorausbildung auch schon seit Jahren hinter mir habe, und Kontakt zu einer Reihe von QM-Mitarbeitern aus überwiegend kleinen bis mittelständigen Unternehmen habe, konnte ich folgendes feststellen: Interne Audits werden, trotz das sie Normforderung sind, überwiegend schmählich vernachlässigt. Und das meist noch mit Duldung der Zertifizierungsgesellschaften.
Bei vielen Firmen im Automobilzulieferbereich werden die internen Audits starr nach Auditlisten der Kunden durchgeführt, um einerseits der Kundenforderung zu genügen und anderseits durch immer gleiche Fragen eine Vergleichbarkeit über die Zeit und die Firmen zu ermöglichen. (Nur für solche Fälle ist aus meiner Sicht die überall angebotene Auditsoftware zu gebrauchen.)
Falls Du, wie ich auch, in der glücklichen Situation bist, Audits ernsthaft durchführen zu dürfen, dann brauchst Du am Anfang relativ detailierte Auditfragelisten, um nichts zu vergessen. Je länger Du in dem Geschäft drin bist und je weniger Du die Audits allein wegen des Nachweises durchführen musst, umso verzichtbarer werden diese vollständigen Listen. Meine derzeitige Auditliste ist in erster Linie eine Checkliste von ein paar Seiten, dass ich keine Themen vergesse. Ich habe meine Standardauditcheckliste als dot-file und passe Sie vor jedem Audit individuell an. Dabei berücksichtige ich unter anderem die Jahresauditplanung, die Normvorgaben, regulatorische Anforderungen, das bestehende QM-Handbuch, alte Auditabweichungen des Bereichs und sonstige relevante Informationen und Hinweise. Auch beim Auditbericht muß ich nicht zu jeder Frage eine Antwort schreiben, sondern ich dokumentiere meine Feststellungen im positiven wie negativen.
Ansonsten muß ein Audit auch nicht immer nur negativ gesehen werden. Bei uns gibt es mittlerweile auch Bereiche, die sind dann wirklich fast beleidigt, wenn Sie bei Audits ausgelassen werden! Und dort finden sich kaum noch Kritikpunkte. Die Gespräche können auch befruchtend für Modifikationen am Handbuch oder zur Verbesserung von Schnittstellen sein.
Gruß Wolfram

Hallo Wolfram,
da muß ich mich nun doch mal äußern:
"Wenn, wie Sie schreiben, die GL bei Euch einen externen Berater wünscht, misstraut Sie Euch oder Eurer Kompetenz. Vermutlich zu recht."
Diese Aussage kann ich so nicht stehen lassen.
Ein externer Auditor hat einiges für sich:
- er ist nicht so betriebsblind
- er muß sich nicht vor Konflikten scheuen, die evtl. Folgen haben könnten
- Mitarbeiter hören einem externen Fachmann besser zu und akzeptieren evtl. eher seine Einwände.
Wir haben in unserer Firma beschlossen aus diesen Gründen einen externen Berater die internen Audits durchführen zu lassen. Unser QMB und ich als seine rechte Hand sind während des gesamten Audits anwesend und führen immer wieder zwischendurch Fachgespräche mit dem Auditor.
Noch einen schönen Tag an alle
Lharena