Qualitätsaufzeichnungen via E-Mail

Wir testen z.Z., ob die Bearbeitung bestimmter Qualitätsaufzeichnungen (z.B. Änderungsanträge) via MS-Outlook Vorteile gegenüber der Papierform bringt.
Derzeit basteln wir noch an einigen Schwierigkeiten, wie der Kennzeichnung von Änderungen während der mehrstufigen Bearbeitung und der Zerstörung der Formularvorlagen.
Viel entscheidender ist allerdings die Frage der Unterschriftsregelung zur Freigabe von z.B. gravierenden Änderungen.
Welche Erfahrungen habt Ihr?

Hallo Klaus,
Wir haben bei uns folgendes System eingeführt:
Die Dokumente werden zwar online bearbeitet und verteilt (Intranet). Von jedem Dokument das freizugeben ist wird aber ein Papierdokument erzeugt auf dem dann die Genehmigung durch Unterschrift dokumentiert wird.
Die Bestätigung der Kenntnisnahme von Dokumenten erfolgt dann über eine automatische Lesebestätigung in MS-Outlook.
Eine Online-Freigabe von Dokumenten ist meines Wissens nur mit einer entsprechenden Dokumentenlenkungs-Software möglich. Das wird dann aber schnell recht teuer.
Gruß
Birgit

Hiya,
: Viel entscheidender ist allerdings die Frage der Unterschriftsregelung zur Freigabe von z.B. gravierenden Änderungen.
Bei unserem System wurde zur Authentifizierung ein Kartenlesegerät für den Betriebsausweis installiert. Die Lesegeräte sind heute recht preiswert zu haben. Die von uns verwendete SW war allerdings extrem umfangreich, es wurden ALLE Zeichnungen(auch alle zurückliegenden!) nebst Prüf- Freigabe- und sonstigen Dokumenten damit verwaltet. Kartenlesegeräte für Outlook sollten aber einfach zu haben sein. Die Frage ist natürlich ob das notwendig ist bzw. inwieweit der Postkorb der betroffenen geschützt ist. Ich würde das bestehende System daraufhin validieren und erst danach weitere Mängel beseitigen.
Bis dann,
Ralf Schmidt

Hi Birgit,
Deiner Aussage
: Eine Online-Freigabe von Dokumenten ist meines Wissens nur mit einer entsprechenden Dokumentenlenkungs-Software möglich. Das wird dann aber schnell recht teuer.
muss ich widersprechen.
Wer fordert diese teure Doku-Software ?
Ich habe das Verzeichnis, in dem QM-Docs freigegeben sind, schreibgeschützt. Es kann nur lesend darauf zugegriffen werden. Nur der QMB kann ändern.
Einfach. Billig. Und Zertifiziert !
Gruß, Martin

Hi Birgit,
Deiner Aussage
: Eine Online-Freigabe von Dokumenten ist meines Wissens nur mit einer entsprechenden Dokumentenlenkungs-Software möglich. Das wird dann aber schnell recht teuer.
muss ich widersprechen.
Wer fordert diese teure Doku-Software ?
Ich habe das Verzeichnis, in dem QM-Docs freigegeben sind, schreibgeschützt. Es kann nur lesend darauf zugegriffen werden. Nur der QMB kann ändern.
Einfach. Billig. Und Zertifiziert !
Gruß, Martin

: Hi Birgit,
: Deiner Aussage
: : Eine Online-Freigabe von Dokumenten ist meines Wissens nur mit einer entsprechenden Dokumentenlenkungs-Software möglich. Das wird dann aber schnell recht teuer.
: muss ich widersprechen.
: Wer fordert diese teure Doku-Software ?
: Ich habe das Verzeichnis, in dem QM-Docs freigegeben sind, schreibgeschützt. Es kann nur lesend darauf zugegriffen werden. Nur der QMB kann ändern.
: Einfach. Billig. Und Zertifiziert !
: Gruß, Martin
Bringt aber in diesen Fall nichts, denn der Änderungsantrag/-auftrag muss ja von mehreren Bereichen (Einkauf, Arbeitsvorbereitung, ggf. Vertrieb) bearbeitet werden.
Was nun?
Klaus