Erfahrungen mit Gechäftsprozessmodellierungssoftware

  • ines
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#6875 by ines
Hallo Florian,
woran hakt es denn bei ARIS? Wenn man im SAP sich die Workflows anzeigen lässt, sind sie mit dieser dieser ARIS-Grafik abgebildtet, alle bis ins kleinste Detail mit allen denkbaren Möglichkeiten.
Ich hatte umgekehrt gehofft, dieses nehmen zu können und rauszustreichen, was zuviel war. Die Firma hatte sich dem Programm SAP angepasst. Das Programm ARIS kenne ich nur aus einigen Vorlesungen also nicht wirklich. Zumindest die Grafik war einfach und auch einleuchtend.
Gruß ines



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  • Florian
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#6874 by Florian
Hallo Tim
Du darfst mich nicht falsch verstehen. Der Nutzen, ein System als Ganzes darzustellen und sich über Schnittstellen klar zu werden, ist unbestritten.
Die Frage ist, wie ist der Weg zum Ziel. Es ist sehr wohl möglich diesen mit einer Modellierungssoftware zu gehen. Ich glaube nur nicht, dass es ohne Software auch geht. Je nach Firmengrösse und Komplexität sogar besser.
Ein kleineres Unternehmen gewinnt durch die Softwareunterstützung sicher deutlich weniger als ein grosses. Ich wollte auch etwas der z.T um sich greifenden Software-Gläubigkeit entgegenwirken. Software kann nicht alle Dinge lösen, die man einfacheren Mitteln nicht hinkriegt.
Meine Kundschaft sind oft kleinere Firmen (-100 Ma) und da haben sich diese Tools nicht so bewährt wie von mir einmal erhofft. Auch bei ABB hat man mit ARIS im Jahr 1999 einiges probiert und es ist eine Alibiübung geblieben.
Dein Beispiel mit den zwei Bereichsleitern kann auch ohne Software gelöst werden. Ein einfaches Flowchart auf dem Prokischreiber bringt die gleichen Erkenntnisse. Bitte gehe doch noch einmal auf die Vorteile ein, die mit der "Handmethode" nicht gegeben sind. Z.B. Veröffentlichung über Intranet, günstige verteilung, usw.
Gruss
Florian


qm-online.ch

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  • ines
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#6877 by ines
Hallo Florian,
ich sehe genauso, dass man durch die Übernahme eines Programms keine Geschäftsprozessoptimierung erreicht. GPO ist der falsche Ausdruck, durch eine effiziente Organisation kann man entscheidende Wettbewerbsvorteile erreichen. In diesem Fall war es so, und SAP-Geschäftsprozesse waren der IST-Zustand. Wenn man es nicht anders/besser weiss, paßt man sich halt an. Finde ich sehr reaktiv, ich agiere lieber.
Um zur Ausgangsfrage, was nimmt man denn, zurückzukommen, die Struktur , die "Schreibregeln" fand ich simpel. Ich hätte das von Hand selbst machen können, aber das Programm unterstützt mich in der Abbildung. Wie bei Word - den Inhalt bestimme ich, das Programm bildet das Format. Zweitens muss der MA die Abb. verstehen. Das fand ich hier auch einfach, weil man mit Infinitiv und Partizip arbeitet und vier Symbole im Grunde ausreichen. Ich fand es logisch, will es hier aber nicht übermäßig hochheben. Dafür kenne ich zu wenige Alternativen.
Vielleicht eines noch, gerade in dem Bereich QM sind viele Synergien mit EDV und Controlling nutzbar, denke ich.
Gruß ines




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  • Wolfgang Horn
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#6878 by Wolfgang Horn
Hi, Florian,
: Ich wollte auch etwas der z.T um sich greifenden Software-Gläubigkeit entgegenwirken.
Gut so.
_Die Gefahren der Verzettelung und Zersplitterung der Kräfte sind nirgends so institutionalisiert wie im Management.“ (Prof. Fredmund Malik, St. Gallen)
Je eher die Software aus dem Spezialisten den Gestalter einer Prozeßlandschaft macht, mit hohem Detaillierungsgrad, aber undurchschaubar für die Hallenbodenbewohner, desto eher ruiniert diese Software das Unternehmen.
Desto eher konzentriert sich der Einzelne auf einzelne Aspekte des Ganzen, verliert dabei das Ganze aus dem Blickfeld - und schon haben die Verzettelung, die die Produktivität ruiniert.
Ich widerspreche sogar Deiner Vermutung, solche Software könne im großen Unternehmen mehr bringen.
Denn:
a) im Handwerksbetrieb braucht man die Prozesse nicht unbedingt zu formulieren, um trotzdem produktiv arbeiten zu können.
b) Aber je größer und unüberschaubarer das Unternehmen und seine Prozese, desto häufiger Mißverständnisse, Verstimmung, Gegeneinander.
Deshalb - je größer das Unternehmen, desto simpler müssen die Prozesse sein.
Je qualifizierter das Personal, desto wichtiger dessen engagiertes Mitdenken. Desto weniger darf man ihm eine Prozeßlandschaft vorsetzen, sondern desto eher muß man ihm die Aufgabe geben, sich selbst zu organisieren.
Bierdeckelanschaulichkeit: Die Steuer muß auf dem Bierdeckel ausgerechnet werden können, guter Ansatz. Und die wichtigen Prozesse im Unternehmen müssen ebenfalls auf dem Bierdeckel gezeichnet werden können.
Natürlich muß jedes Team seinen eigenen Bierdeckel entwerfen...
"Was immer Du schreibst, schreibe kurz, und sie werden es lesen, schreibe klar, und sie werden verstehen, schreibe bildhaft, und sie werden es im Gedächtnis behalten." Joseph Pulitzer
Das gilt auch für Prozesse.
Und wo das gilt, braucht es nicht viel Software.
Die Qualität einer Software ist aus Sicht des Softwarehauses und seiner Berater eine andere als aus Sicht der Kunden.
Ciao
Wolfgang Horn



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  • Tim Gerdes
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#6879 by Tim Gerdes
Hallo allerseits,

ich glaube, die größten Enttäuschungen beim Einsatz von Geschäftsprozessmanagementtools resultieren aus der irrigen Meinung, der Einsatz dieser Softwares an sich würde schon irgendetwas bringen. Aber: Das beste Zeichenprogramm macht noch keinen Künstler.
Ein anderes Vorurteil resultiert daraus, dass eine Reihe unserer Kollegen den Einsatz solcher Softwarelösungen als eine langanhaltende Quelle ergiebig sprudelnder Geldströme entdeckt haben. Insbesondere ARIS wurde und wird hier gerne missbraucht. Allerdings gehen meine Erfahrungen mit ARIS dahin, dass die Software an sich so gebaut ist, dass sie kaum eine andere Wahl lässt. Die Darstellung ist relativ unübersichtlich und die Tatsache, dass bei der Modellierung ein recht komplexes Theoriegebäude permanent beachtet werden muss führt dazu, dass ARIS-Projekte häufig langwierig und teuer sind und zu wenig erbaulichen Ergebnissen führen.
Eine vernünftige Geschäftsprozessmanagementsoftware sollte durch die Art und Weise, wie modelliert wird, die ihr zugrundeliegende Methodik unterstützen. Die Idee dahinter ist, dass ich als Berater mit einer solchen Software ein Unternehmensmodell aufsetzen kann, dieses, z.B. als QMH im Unternehmen in die Verwendung schicken kann und das ganze dann einem Mitarbeiter des Unternehmens zur Pflege überlassen kann. Ohne dass nach zwei oder drei Jahren das Modell völlig chaotisch wird, bzw. durch methodische Fehler unbrauchbar.
Dass das geht, weis ich aus eigener Erfahrung.
Was das Beispiel mit den zwei Abteilungsleitern angeht, hast Du - einer Meinung nach - nur bedingt Recht. Die Software an sich bringt natürlich nichts. Allerdings hilft sie dabei, eine gewisse Methodik anzuwenden und sie hilft auch dabei, den Mitarbeitern des beratenen Unternehmens die Notwendigkeit der Anwendung dieser Methodik zu verdeutlichen.
Durch die Anwendung einer entsprechenden Methodik werden unterschiedliche Sprachebenen vermieden. So wird die häufig vorgebrachte _Ausrede“ vermieden, dass der Ingenieur vom Kaufmann - oder umgekehrt - sagt: _Mit dem kann man nicht reden.“.
Missversteh mich bitte nicht, ich glaube nicht, dass die Software an sich das leistet - dann würde ich mich als Berater ja als überflüssig ansehen müssen - sondern nur, dass sie dabei unterstützen kann!
Das ARIS dieses - nach meinem Kenntnisstand - nicht tut, ist einer meiner Hauptkritikpunkte an der Software.
Ganz entschieden widersprechen möchte ich den Ausführungen Wolfgang Horns zu diesem Thema. Er hat einfach nicht Recht, wenn er sagt: _Deshalb - je größer das Unternehmen, desto simpler müssen die Prozesse sein.“
Einfache Prozesse sind leider häufig nicht möglich und die Beherrschung von Komplexität ist etwas, dass dafür sorgt, dass Kunden für eine Leistung bezahlen. Simple Prozesse sind fast immer unflexibel, weil flexibles Handeln die Beherrschung von Komplexität erfordert. Ich nenne diese reduzierten Prozesse immer Telekom-Prozesse. Ausgeklügelt bis ins letzte, aber wann immer am man als Kunden vorbei, weil der sich einfach weigert, sein Leben an den Planungen und Ideen der Projektgruppen der deutschen Telekom AG auszurichten.
_Je qualifizierter das Personal, desto wichtiger dessen engagiertes Mitdenken. Desto weniger darf man ihm eine Prozeßlandschaft vorsetzen, sondern desto eher muß man ihm die Aufgabe geben, sich selbst zu organisieren.“
Richtig! -Bis auf den Passus mit der Prozesslandschaft. Schließlich muss ich dem Personal auch etwas an die Hand geben, das diesem die Planung ermöglicht. Sonst laufe ich nämlich in das sehr häufig zu beobachtende Dilemma, dass ich meinem hochmotivierten und hochflexiblen Personal immer wieder deren Verbesserungs- und Selbstorganisationsansätze zerschlagen muss und das nicht einmal richtig begründen kann. Planung und Selbstorganisation ist nur dann wirklich möglich, wenn ich über den Tellerrand des eigenen Aufgabenbereiches hinausschauen kann. Und dabei ist eine Darstellung, die durch eine einheitliche Sprache dabei hilft, andere Tätigkeitsfelder schnell zu überblicken, unglaublich hilfreich.
Was die Bierdeckelprozesse angeht erspare ich mir hier die nahe liegende Bewertung, in der der das Wort Stammtisch vorkommt ;-)
Ein Deutschlehrer hat einmal gesagt: _In der Kürze liegt nicht nur die Würze sondern auch der Irrtum.“ Ich gebe im Recht. Und auch Herr März lässt sich nicht mehr sooo gerne an die hier angesprochene Idee erinnern. Es hilft nicht, Prozesse einfach darzustellen, wenn dabei wichtige Größen nicht berücksichtigt werden. Unser Leben und unsere Arbeitswelt ist komplex und sie wird immer komplexer. Es geht nicht darum, Komplexität zu reduzieren, sondern sie beherrschbar zu machen. Und je qualifizierter meine Mitarbeiter sind, desto mehr sind diese nicht nur bereit, mit Komplexität umzugehen, im Gegenteil empfinden sie diese als Herausforderung, die ihre Tätigkeit interessant macht und durch die sie Bestätigung finden.

Das verlangt aber: Prozesse müssen beherrschbar sein, in ihren Inhalten und Auswirkungen überschaubar und planbar.
Und dabei kann eine Software helfen.
Eine Software ist keine Lösung sondern ein Werkzeug (platt und trivial, aber trotzdem scheint das immer wieder gesagt zu werden müssen). Die Bohrmaschine bohrt kein Loch, sie hilft dabei.
Ein letztes:
_Die Qualität einer Software ist aus Sicht des Softwarehauses und seiner Berater eine andere als aus Sicht der Kunden.“
Man wird immer unlautere Marktteilnehmer haben, es ist aber ebenso unlauter, einen ganzen Markt auf diese zu reduzieren!
Ich war bei meinen Projekten immer in der Lage, den Sinn und den Nutzen der Software meinen Kunden zu vermitteln und einen Konsens in den Zielen des Einsatzes herzustellen. Das hat natürlich zur Folge, dass ich nicht den letzen Euro aus den Projekten herausgepresst habe.
Grüße,
Tim
www.gerdes-consulting.de



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  • Florian
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#6881 by Florian
Hallo Tim
Ich gehe auch davon aus, dass das Management hauptsächlich am System arbeitet und die Mitarbeiter im System. Überlappungen gibt es da, wo sich Management und Mitarbeiter immer weniger trennen lassen.
Was bringt denn jetzt eine Software gegenüber der Handlösung? Bitte teile mir doch den Sinn und Nutzen gegenüber der Handlösung einmal mit. Mich interessieren v.a. die Unterschiede. Welche Funktionen/Möglichkeiten machen den positiven Unterschied aus?
Das Software ein Werkzeug ist, weiss ich, nur scheinen das viele Beraterkollegen vergessen zu haben. Lies einmal die Werbungen in einschlägigen Zeitschriften. Auch ich verkaufe meinen Kunden Intranetlösungen, um die Themen Kommunikation und Kooperation verbessern zu können. Darin können auch Prozesse abgebildet werden, sehen aber eher wie ein Internetassistent aus und nicht wie ein Flowchart. Was Software ist würde ich als bekannt voraussetzen.
Gruss Florian


qm-online.ch

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