e-mails

>Das häufigst verwendete Kommunikationsmittel ist heute das e-mail. Es werden verbindliche Daten ausgetauscht oder Verträge abgeschlossen etc. Andererseits verlangt die Norm ISO 9001: 2000 in Kapitel 4.2.4 unter anderem die Aufbewahrungsfrist und die Verfügbarkeit der Aufzeichnungen (e-mails können auch Aufzeichnungen sein).
In der Praxis ist es nun so , dass sämtliche e-mails nach ein paar Wochen im Server automatisch gelöscht werden. Wenn wir alle e-mails abspeichern würden, könnte die Datenflut nicht mehr gehandhabt werden (zu wenig Speicherplatz).
Die Aufbewahrung / Sicherung der wichtigen e-mails (Datenaustausch mit Kunden oder Lieferanten etc.) wird somit dem einzelnen Mitarbeiter übertragen.
Nun wollen wir ein System für die Aufbewahrung / Ablage der verbindlichen Daten (e-mails) einführen. Kann mir jemand helfen? Hat jemand einen guten Tip oder ein Konzept?

Hallo Martin,
wie immer ist es auch bei E-Mails wichtig, die wichtigen von den unwichtigen zu selektieren.
Mails mit entsprechenden Absprachen z. B. zu Verträgen, Produkteigenschaften etc. sollten unbedingt aufbewahrt werden. Entweder werden sie z. B. in der entsprechenden Projektdokumentation gespeichert. Die komplette Dokumentation wird nach Abschluss auf eine CD bzw. DVD gebrannt.
Eine andere Möglichkeit wäre der Ausdruck wichtiger Mails.
Schöne Grüße
Vivian

...so machen wir das:
Wichtige emails werden in der Kundenablage nach einem vorgegeben Ablageschema abgespeichert (im Outlook als rtf-Datei).
Gruß, Martin

> Fristen fürs Finanzamt/Betriebsprüfung
(3) Ein Dokumentenmanagementsystem kann helfen. Lieber mehr aufbewahren als zu wenig. Bei uns wird _alles_ projektrelevante in die Projektmanagementdatenbank kopiert
Wie ist eure Betriebsgröße?
Daniel
: Das häufigst verwendete Kommunikationsmittel ist heute das e-mail. Es werden verbindliche Daten ausgetauscht oder Verträge abgeschlossen etc. Andererseits verlangt die Norm ISO 9001: 2000 in Kapitel 4.2.4 unter anderem die Aufbewahrungsfrist und die Verfügbarkeit der Aufzeichnungen (e-mails können auch Aufzeichnungen sein).

: In der Praxis ist es nun so , dass sämtliche e-mails nach ein paar Wochen im Server automatisch gelöscht werden. Wenn wir alle e-mails abspeichern würden, könnte die Datenflut nicht mehr gehandhabt werden (zu wenig Speicherplatz).
: Die Aufbewahrung / Sicherung der wichtigen e-mails (Datenaustausch mit Kunden oder Lieferanten etc.) wird somit dem einzelnen Mitarbeiter übertragen.
: Nun wollen wir ein System für die Aufbewahrung / Ablage der verbindlichen Daten (e-mails) einführen. Kann mir jemand helfen? Hat jemand einen guten Tip oder ein Konzept?