QMS in einem Kleinbetrieb

Hallo,
ich helfe gerade einem Ingenieurbüro (das auch Pilotanlagen baut) ein QMS nach DIN ISO 9001:2000 einzurichten usw.
Das Problem ist, es sind nur 7 Mitarbeiter und es ist nicht so leicht eindeutige Infos darüber zu finden, wie man die umfangreichen Forderungen der DIN einfach und praktikabel hier umsetzen kann ohne in Papier und Verfahrens- und Arbeitsanweisungen zu versinken.
Gibt es jemanden der sich damit auskennt oder etwas ähnliches schonmal gemacht hat?
Karoline

Hallo Karoline
sieh' dir mal die Antworten auf die Frage von Heike "QMS eines kleinen IT-Dienstleisters" vom 11.11.2005 an.
Im Prinzip treffen diese Ausführungen auch auf Ing.-Büros zu. Falls noch was unklar ist, stelle möglichst konkrete Fragen, die sind leichter zu beantworten. Zum Thema Zertifizierung von Kleinstfirmen könnte man ganze Bücher füllen.
Beste Grüße
Manuel

Hallo Manuel,
danke für die Info, bin total erleichtert.
Mir ging es wie Heike, hab schon unendlich viel sinnloses zusammengeschrieben, da ich mich an die offensichtlich viel zu ausfürlichen Ausführungen einer viel zu teuren Software zur Erstellung & einführung eines QMS/QMH gehalten habe.
Meine Fragen jetzt:
Kann man die VA's zur Lenkung von Dokumenten und Aufzeichnungen zusammenfassen. Die Wechselwirkungen machen eine eindeutige Zuordnung nämlich sehr schwer?!
Was macht man, wenn den Mitarbeitern Schulungsmaßnahmen angeboten werden, diese sie aber nahezu nicht in Anspruch nehmen? Der "Schulungsplan" ist dann ziemlich dürftig!
Kann man die Managementbewertung im Rahmen einer regelmäßig stattfindenden Besprechung der Mitarbeiter mit dem Geschäftsführer abhandeln?
Erstmal danke schön!
Karoline

Hallo Karoline!
1. Warum nicht? Solang's der Anwender blickt, was er zu tun hat?
2. Mal mit den Mitarbeitern reden. Die werden ja ihre Gründe haben. Bringen ihnen die Schulungen wirklich was? Oder reden wir eher über geistige Trägheit?
3. Wenn die sich dabei trauen, wirklich etwas zu sagen: Warum nicht? Ich wäre aber mißtrauisch, wenn immer dabei herauskommt, daß alles perfekt ist....
Nebenbei: Such' doch mal im Jahr 2003 und 2004 nach "Giovanni" und "Pizza".
Schöne Grüße
Frank

Hallo Karoline,
prinzipiell ist alles, was du bezüglich ISO 9001 kaufen kannst, also Beratung, Software und Unterlagen völlig überdimensioniert. Ist ja auch klar, denn viel kostet eben auch viel.
Das genau ist die Ursache für völlig überdimensionierte und damit sinnfreie QM-Dokumentationen.
Natürlich kann man die von der Norm geforderten Verfahrensbeschreibungen sinnvoll zusammenfassen, man kann auch eine einzige Beschreibung erstellen.
Zumindest die VA zu "Dokumenten und Aufzeichnungen" und die zu "Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen" würde ich auf jeden Fall in ein Dokument zusammenfassen. Dabei würde ich auf die leider immer noch sehr weit verbreitete Struktur "Zweck, Geltungsbereich, Begriffe,usw." verzichten, da sie den Umfang der Anweisung unnötig erhöht und der Leser die Info, die er braucht, erst mal lange suchen muss.
Die Norm fordert nicht, dass ihr auf Teufel komm' 'raus Schulungen durchführt. Ihr müsst lediglich den Schulungsbedarf ermitteln und - falls vorhanden - auch erfüllen. So kann es also durchaus sein, dass es in einem Jahr gar keine Maßnahmen gibt. Dem Auditor der Zertifizierungsstelle müsst ihr erläutern können, dass (und wie) ihr den Bedarf ermittelt habt. Das geht auch ohne Schulungsplan oder Anweisung z. B. im Rahmen einer protokollierten Besprechung.
In kleinen Betrieben macht es Sinn, die Managementbewertung im Rahmen einer Besprechung zu erledigen. Besonders eignet sich die letzte Besprechung des Jahres. Hier kann man das Jahr mit seinen Top's und Flop's noch einmal revue passieren lassen und feststellen, ob irgendwo Handlungsbedarf besteht. Im gleichen Rahmen kann man dann auch die Ziele fürs kommende Jahr festzurren.
Wichtig ist auch, die übers Jahr gesammelten Kennzahlen (8.4 Datenanalyse)zu bewerten und mit den Vorjahreszahlen zu vergleichen.
Beste Grüße
Manuel

: Hallo,
: ich helfe gerade einem Ingenieurbüro (das auch Pilotanlagen baut) ein QMS nach DIN ISO 9001:2000 einzurichten usw.
: Das Problem ist, es sind nur 7 Mitarbeiter und es ist nicht so leicht eindeutige Infos darüber zu finden, wie man die umfangreichen Forderungen der DIN einfach und praktikabel hier umsetzen kann ohne in Papier und Verfahrens- und Arbeitsanweisungen zu versinken.

: Gibt es jemanden der sich damit auskennt oder etwas ähnliches schonmal gemacht hat?

: Karoline

Hallo, Karoline,
wie du schon unter meiner Frage zum kleinen IT-Dienstleister gelesen hast, kämpfe ich auch mit den z. T. überdimensionierten QM-Unterlagen/Vorlagen und Tipps, die mir das Internet so bietet. Auch ich bin dadurch recht verunsichert, zumal mein IT'ler sogar "nur" ein Einmannbetrieb ist, der seine Abläufe im Kopf hat und mir nun aus reiner Freundschaft die Möglichkeit gibt, mich an ihm auszutoben. Kleine und Kleinstunternehmen haben nun mal andere Strukturen als die mittleren und großen.
Mein Umgang mit meinem IT'ler hat mir gezeigt, dass der gesunde Menschenverstand eigentlich das Nonplusultra ist, weil er dazu führt, dass solche Unternehmen dann auch mit so einem Organisationssystem arbeiten. Und das ist es, was ich meinem IT'ler "verkaufe" - ein Organisationssystem.
Die Uni Kassel hat einen QM-Leitfaden für kleine Unternehmen ins Internet gestellt. Unter (3w.) uni-kassel.de/fb15/lbk/qm-leitfaden/ kannst du dir ja mal angucken, wie die das gelöst haben. Es hat mir zumindest geholfen, mich gedanklich weg von den großen Mittelständlern mit mehreren Abteilungen hin zu kleinen inhabergeführten Handwerksbetrieben zu bewegen. Und selbst die dort vorgestellte Dokumentation finde ich inzwischen übertrieben.
Mario hat Recht, wenn er darauf hinweist, dass nur wichtig ist, DASS etwas, was gemacht oder geplant wird, irgendwie festgehalten wird. Die ISO macht ja zum Glück keine Vorgaben, wie eine Dokumentation auszusehen hat. Daran habe ich mich bei meinem IT'ler auch gehalten. Er ist so dermaßen zufrieden damit, dass mich das auch zufrieden macht. Ich weiß zwar nicht, ob er sich mal zertifizieren lassen will, aber sein Handbuch besteht incl. seiner paar VA's aus ca. 15 Seiten. Dazu hat er insg. drei Formblätter und eine Datenbank in Excel von mir bekommen. Es ist überschaubar. Seine Abrechnung (incl. Rechnungserstellung, Angebote usw.) läuft über Lexware. Das war's.
Auch über Schulungen haben wir uns unterhalten. Seine schnelllebige Branche erfordert im Prinzip eine ständige Fortbildung, indem er ständig im Internet recherchiert. Er trägt jetzt in seine Datenbank auf einem Extrasheet mit Datum ein, wenn er sich umfangreicher zu einem Problem im Internet informiert. Seine Frau hat gerade einen Buchhaltungskurs gemacht, was er dort auch einträgt. Sie hat eine Bescheinigung erhalten, die ordnungsgemäß abgelegt ist. Fertig.
Ich weiß nicht, ob dir das weiter hilft. Manuels Aussagen haben mich zumindest beruhigt, als ich schon ziemlich verzweifelt war, dass ich einem armen Einmannbetrieb ein Monstersystem aufdrücken sollte, mit dem er nie im Leben gearbeitet hätte.
Wenn du dein Projekt abgewickelt hast, gib doch mal Bescheid, wie du das Problem gelöst hast. Ich würde mich freuen, diesbezüglich ein Feedback zu bekommen.
Gruß
Heike