QMS in einem Kleinbetrieb

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:Hallo zusammen,
ich bin in einem internationalem Betrieb Q-Leiter und kämpfe jeden Tag mit verschiedenen Arten von Dokumentationen und deren Einhaltung. Mein Ziel ist diese Dokumentationen auf das wesentliche zu beschränken und dabei die Akzeptanz der Mitarbeiter zu haben. Seit 3 Jahren habe ich ein Konzept entwickelt das wirklich Erfolg hat, dieses versuche ich nun auch anderen Betrieben zu vermitteln. Also wer Interesse hat der kann sich gerne bei mir melden. Ich bin Nebenberuflich Selbstständig und helfe Firmen auf einen praktikablen Weg zu kommen.
MFG
Ulli

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: Hallo, Karoline,

: wie du schon unter meiner Frage zum kleinen IT-Dienstleister gelesen hast, kämpfe ich auch mit den z. T. überdimensionierten QM-Unterlagen/Vorlagen und Tipps, die mir das Internet so bietet. Auch ich bin dadurch recht verunsichert, zumal mein IT'ler sogar "nur" ein Einmannbetrieb ist, der seine Abläufe im Kopf hat und mir nun aus reiner Freundschaft die Möglichkeit gibt, mich an ihm auszutoben. Kleine und Kleinstunternehmen haben nun mal andere Strukturen als die mittleren und großen.

: Mein Umgang mit meinem IT'ler hat mir gezeigt, dass der gesunde Menschenverstand eigentlich das Nonplusultra ist, weil er dazu führt, dass solche Unternehmen dann auch mit so einem Organisationssystem arbeiten. Und das ist es, was ich meinem IT'ler "verkaufe" - ein Organisationssystem.

: Die Uni Kassel hat einen QM-Leitfaden für kleine Unternehmen ins Internet gestellt. Unter (3w.) uni-kassel.de/fb15/lbk/qm-leitfaden/ kannst du dir ja mal angucken, wie die das gelöst haben. Es hat mir zumindest geholfen, mich gedanklich weg von den großen Mittelständlern mit mehreren Abteilungen hin zu kleinen inhabergeführten Handwerksbetrieben zu bewegen. Und selbst die dort vorgestellte Dokumentation finde ich inzwischen übertrieben.

: Mario hat Recht, wenn er darauf hinweist, dass nur wichtig ist, DASS etwas, was gemacht oder geplant wird, irgendwie festgehalten wird. Die ISO macht ja zum Glück keine Vorgaben, wie eine Dokumentation auszusehen hat. Daran habe ich mich bei meinem IT'ler auch gehalten. Er ist so dermaßen zufrieden damit, dass mich das auch zufrieden macht. Ich weiß zwar nicht, ob er sich mal zertifizieren lassen will, aber sein Handbuch besteht incl. seiner paar VA's aus ca. 15 Seiten. Dazu hat er insg. drei Formblätter und eine Datenbank in Excel von mir bekommen. Es ist überschaubar. Seine Abrechnung (incl. Rechnungserstellung, Angebote usw.) läuft über Lexware. Das war's.

: Auch über Schulungen haben wir uns unterhalten. Seine schnelllebige Branche erfordert im Prinzip eine ständige Fortbildung, indem er ständig im Internet recherchiert. Er trägt jetzt in seine Datenbank auf einem Extrasheet mit Datum ein, wenn er sich umfangreicher zu einem Problem im Internet informiert. Seine Frau hat gerade einen Buchhaltungskurs gemacht, was er dort auch einträgt. Sie hat eine Bescheinigung erhalten, die ordnungsgemäß abgelegt ist. Fertig.

: Ich weiß nicht, ob dir das weiter hilft. Manuels Aussagen haben mich zumindest beruhigt, als ich schon ziemlich verzweifelt war, dass ich einem armen Einmannbetrieb ein Monstersystem aufdrücken sollte, mit dem er nie im Leben gearbeitet hätte.

: Wenn du dein Projekt abgewickelt hast, gib doch mal Bescheid, wie du das Problem gelöst hast. Ich würde mich freuen, diesbezüglich ein Feedback zu bekommen.

: Gruß

: Heike

Hallo Heike,
vielen Dank für den Tipp mit der Internetseite der Uni Kassel.
Bin jetzt nur ehrlich gesagt hin und her gerissen zwischen
- schlankes QMH und zu allen wichtigen Prozessen VA's, so wie die das machen und
- nur die nötigsten VA's und sonst alles ins QMH, wie Manuel geraten hat.
Warscheinlich ist der Mittelweg die Lösung. Wie hast du das gemacht?
Gruß
Karoline

: Hallo Heike,

: vielen Dank fi__r den Tipp mit der Internetseite der Uni Kassel.

: Bin jetzt nur ehrlich gesagt hin und her gerissen zwischen
: - schlankes QMH und zu allen wichtigen Prozessen VA's, so wie die das machen und

: - nur die ni__tigsten VA's und sonst alles ins QMH, wie Manuel geraten hat.

: Warscheinlich ist der Mittelweg die Li__sung. Wie hast du das gemacht?

: Grui__
: Karoline

Hallo, Karoline,
das habe ich mir fast gedacht, denn mir ging es i__hnlich. Nach dem, was Manuel schon geschrieben hat, habe ich im Endeffekt auf mein Bauchgefi__hl gehi__rt (oder gefi__hlt?) und mir i__berlegt, was das Unternehmen wirklich braucht. Will es etwas Repri__sentatives, das nur jedes Jahr einmal zum i__berwachungsaudit resp. zur Rezertifizierung aus der Schublade gezogen werden soll, mit dem man Kunden beeindrucken will, mit dem angeben will, oder will das Unternehmen ein schriftlich fixiertes Organisationssystem haben, mit dem es auch wirklich arbeitet. Bei meinem kleinen ITi__ler war Letzteres der Fall. Er hat sich die Mi__he gemacht, seine Abli__ufe einmal strukturiert aufzuschreiben und weii__ jetzt, wo er u. U. etwas verbessern oder veri__ndern ki__nnte. Er ist gezwungen worden, sein altes Gri__ndungskonzept wieder hervorzukramen und zu i__berpri__fen, wie viel er davon denn nun letztendlich umgesetzt hat, bzw. warum einige Sachen doch nicht realisiert wurden oder warum sie nicht so realisiert wurden, wie er das mal geplant hatte. Es hat ihm im Prinzip geholfen, die Richtung wiederzufinden.
Als kleines Unternehmen mit nur wenigen Kernprozessen braucht er keine besonders umfangreiche Dokumentation. Er hat auch keine Lust, die Hi__lfte seiner Arbeitszeit nur mit dem Ausfi__llen von Formbli__ttern zu verbringen, Datenbanken zu pflegen oder sonstigen administrativen Kram zu erledigen. Er will arbeiten, weil er mit der Erfi__llung der Auftri__ge seiner Kunden sein Geld verdient i__ und nicht mit der Befriedigung eines bi__rokratischen Monsters. Aber er hat sich schon immer Notizen zu bestimmten Vorgi__ngen gemacht, die er auch spi__ter noch einmal nachvollziehen ki__nnen will (oder muss). Fi__r diese Fi__lle haben wir ein paar Formbli__tter (z. B. einen Mi__ngelbericht oder einen Quickcheck fi__r eine Kundenanfrage) entwickelt, in denen die ni__tigen Daten aufgenommen und evtl. noch zusi__tzliche Bemerkungen hinzugefi__gt werden ki__nnen. Aber ich habe es geschafft, ihn zu sensibilisieren, bei Bedarf lieber i__schnelli__ ein Formblatt einzufi__hren als irgendwelche Zettelwirtschaften zu pflegen.
Lange Rede i__ kurzer Sinn: Frage dich und deinen Auftraggeber, was das Ziel seines QMS sein soll. Ich bin davon i__berzeugt, dass vor allem am Anfang weniger mehr ist. Dann ki__nnen sich deine Leutchen auch besser damit identifizieren. Aui__erdem behaupte ich jetzt einfach mal so, dass wir Deutschen eh dazu neigen, die bi__rokratische Seite unserer Arbeit zu hegen und zu pflegen, zu hi__tscheln und zu fi__rdern. Das QMS wird also per se wachsen. Aber dann wird es auch gelebt i__ etwas was wir QMi__s uns doch wi__nschen, oder!?!
Ich hoffe, dir ein bisschen geholfen zu haben. Als ich mich damals auf meine Pri__fung als QM vorbereitet habe, hat uns die Seminarleiterin mit auf den Weg gegeben, das Bauchgefi__hl niemals zu unterdri__cken. Es wi__rde einem immer den richtigen Weg weisen. Ich glaube, sie hat Recht.
Viele Gri__i__e
Heike