Freigabe von Dokumenten bei Einpersonenfirmen

Hallo,
ich führe eine Einpersonenfirma und möchte gerne mein QM-System zertifizieren lassen.
Wenn ich die Norm richtig verstehe, steht dort in keinster Weise, WIE Dokumente freigegeben werden müssen. Dort steht nur, DASS es ein Freigabeverfahren geben muss. Das gibt es bei mir auch - allerdings gebe ich meine Dokumente selbst frei.
In der Kopfzeile steht der Status eines Dokumentes: "In Bearbeitung" oder "Freigegeben am XXX von XXX".
Alle Dokumente liegen als EDV-Dokument vor und ich habe nicht vor, mir eine teure, digitale Signierungs-Software- und Hardware zu kaufen. Ich nutze aber zusätzlich die Signier-Funktion von Microsoft. Wenn man also ein signiertes Dokument öffnet, steht dort auch neben dem Dokumententitel schon "signiert". Wenn man solch ein Dokument erneut speichert, geht die Signatur zunächst verloren.
Neiner Meinung nach erfülle ich damit voll und ganz die Norm. Wie seht Ihr das?
Viele Grüße
Zarifah

Solange Du jederzeit sehen kannst, was frei und was in Bearbeitung ist: Garantiert kein Problem! Wenn Du's in einen anderen Ordner schiebst, wenn Du eine Kopie mit neuem Index machst und noch daran rumbasteln möchtest, tut das auch schon.
Schöne Grüße
Frank

Hallo Zarifah,
wichtig ist NUR, dass deutlich wird WER die Dokumente WANN freigegeben hat und dass ausschließlich die aktuelle, freigegebene Version benutzt wird. Also muss es auch ein System geben, was sicher stellt, dass immer NUR die aktuellste Version im Einsatz ist und die "alten" eingezogen werden.
Gruß
Andrea

Hallo Ihr Zwei,
Ihr glaubt gar nicht, wie erleichtert ich über Eure klaren Antworten bin!!
Ich habe ein System, was so funktioniert, dass ich stets nur mit der aktuellen Version eines Dokumentes arbeiten kann, und ich kann die digitale Signatur von Office nutzen (ist eigentlich für private Zwecke gedacht, funktioniert aber). Wenn man dann ein Word-Doc öffnet, steht in der Titelzeile "signiert". Wenn man ein solches Dokument erneut speichert, geht die digitale Signatur verloren.
Außerdem geht aus meiner einheitlichen Kopfzeile Versionsnummer und Dokumentstatus hervor.
Ein Berater hat uns signalisiert, dass ich mir selbst meine eigenen Dokumente nicht freigeben darf und - da ich ja nun keine Mitarbeiter habe - dafür einen externen Berater einsetzen sollte, um dem 4-Augen-Prinzip zu genügen. Er meinte auch, dass er sich gut vorstellen könnte, dass ein Zertifizierungs-Auditor eine Unterschrift unter diesen Dokumenten erwarten würde. Das würde mein ganzes System umstellen, und auf die Freigabe eines Externen warten zu müssen, würde mich völlig in meiner Arbeit blockieren.
Aber ich verstehe die Norm auch so, wie Ihr offenbar auch: Ich kann es so machen, wie ich es auch jetzt tue - wenn ich sicher stelle, dass man nicht mit veralteten Versionen arbeitet und wenn der Status immer erkennbar bleibt.
Vielen Dank,
Zarifah


: Hallo,

: ich führe eine Einpersonenfirma und möchte gerne mein QM-System zertifizieren lassen.

: Wenn ich die Norm richtig verstehe, steht dort in keinster Weise, WIE Dokumente freigegeben werden müssen. Dort steht nur, DASS es ein Freigabeverfahren geben muss. Das gibt es bei mir auch - allerdings gebe ich meine Dokumente selbst frei.

: In der Kopfzeile steht der Status eines Dokumentes: "In Bearbeitung" oder "Freigegeben am XXX von XXX".

: Alle Dokumente liegen als EDV-Dokument vor und ich habe nicht vor, mir eine teure, digitale Signierungs-Software- und Hardware zu kaufen. Ich nutze aber zusätzlich die Signier-Funktion von Microsoft. Wenn man also ein signiertes Dokument öffnet, steht dort auch neben dem Dokumententitel schon "signiert". Wenn man solch ein Dokument erneut speichert, geht die Signatur zunächst verloren.

: Neiner Meinung nach erfülle ich damit voll und ganz die Norm. Wie seht Ihr das?

: Viele Grüße
: Zarifah