Externe Dokumente

Hallo zusammen,
ich soll laut Auditor eine Dokumentenmatrix erstellen, wo alle Dokumente aufgelistet werden. Also:
- Prozessbeschreibungen
- Formblätter
- Checklisten
Wie kann ich externe Dokumente da einbringen, z.B.einen Mietvertragsvordruck für ein Gerät, das wir an Kunden verleihen, den uns die Gerätefirma zur Verfügung gestellt hat? Unsere eigenen Dokumente haben alle eine einheitliche Kopf- und Fußzeile und sind durchnumeriert, die externen Dokumente natürlich nicht. Wie kennzeichnet man die?
Vielen Dank im Voraus,
Luballong

Wie wäre es mit einer X-tra- Spalte und ggf. (*)Kennzeichnung???