Anweisung "interne Kommunikation"

Hallo Forum,
ich habe die Aufgabe, eine Anweisung zur internen Kommunikation zu erstellen.
(internen Schnittstellen zwischen Abteilungen, eingesetzte Kommunikationsmittel und -wege wie Intranet, E-Mail usw. und deren Behandlung
Ich bin mal faul:
Gibt es irgendwo ein Muster, wie man Selbstverständlichkeiten (z.b: wie gehe ich mit E-Mail um --> sind zu beantworten und nicht zu ignorieren) formuliert?
Welchen Inhalt sollte eine Anweisung haben?
Danke!
Mfg, Hans
kann mir jemand einen Link

Hallo Hans,
schwierig, eigentlich selbstverständliche Prozesse zu beschreiben - wie bringe ich den Leuten das Sprechen bei... ...
Der Mensch hat die Kommunikation erfunden, nur deshalb ist er so erfolgreich. Hätte er dies nicht getan, würden wir heute noch in Höhlen wohnen und mit der Keule Mammuts jagen.
Ich sehe folgendes Problem: Wenn du jetzt eine Prozessbeschreibung zur Kommunikation mit Unterschrift der GL kreierst, kann es dir passieren, dass böswillige Mitarbeiter sich auf diese Anweisung zurückziehen, und nur noch das miteinander besprechen, was festgelegt ist. Dann passiert es, dass noch mehr Informationen verloren gehen. Es ist aussichtslos alles zu regeln.
Ich habe lediglich mal versucht, Kommunikationsregeln innerhalb von Projekten festzulegen. Ich habe dies mit einer entsprechenden Schulung verbunden, um Kommunikationsprobleme, deren die Folgen anhand konkreter Fakten bis hin zu entstandenen Kosten aufzuzeigen und die Grundregeln zu begründen. Anschließend habe ich mit "dem Knüppel" hinter den Mitarbeitern gestanden und Mitarbeitern, die der Meinung waren: "Informationen sind Macht und zwar meine" zurecht zu stutzen.
Als weitere Maßnahme habe ich für konkrete Dokumente/Daten Standardverteiler durchgesetzt - auch hier musste ich ständig Stichproben machen und die Einhaltung überprüfen. Nach einer anstrengenden Weile hat sich das Verfahren Gott sei dank eingeschliffen.
Diese Maßnahmen greifen in einem Unternehmen, in dem die Kommunikation vielleicht durch miserables Arbeitsklima grundlegend gestört ist, nur fragmental.
In einer konkreten Anweisung würde ich lediglich Verfahren definieren, die wie das Unternehmen kommunikativ nach außen präsentiert wird, Anforderungen an die Datensicherheit, Datenschutz, Kommunikationsregeln gegenüber Kunden, vielleicht Hol- und Bringepflichten (ist durchaus berechtigt - manchmal gibt es recht kuriose Ansichten, wie ein Mitarbeiter zu einer Information gelangen soll).
Die interne Kommunikation ist häufig abhängig von der Kommunikationskultur in Unternehmen sowie vom Vorleben der Vorgesetzen und damit ist dies ein Chef-Thema.
Schöne Grüße
Vivian

Hi, Hans,
Danke für dies Fallbeispiel, kommt in meine Sammlung der "1001 Märchen aus der Nuts&Bolts Gmb".
Vorwort: "Natürlich müßte sich die Effizienz unserer Meetings steigern lassen!", schäumt Herr Graf über eine vorwitzige Kritik eines Praktikanten am Besprechungsstil, "natürlich gibt's Regeln, wie man sich in Besprechungen verhalten sollte. In jedem Buch über Führung und Projektmanagement sind sie zu finden. Seit Jahrzehnten. Es hält sie auch jeder für richtig. Das Problem ist nur: Es hält sich keiner dran!"
Dies Thema ist solch ein Feuerstuhl, von dem sich diejenigen gern zurückziehen, die es eigentlich können müßten - aber sich zurückziehen können.
Entweder hält sich die Person mit der Verantwortung über alles auch für ein Vorbild, dann brauchst Du sie nur zu befragen und ihre Art und Weise der Kommunikation in Regeln zu gießen.
Denn so macht man solche Regeln, wie Moses oder Wernher von Siemens: Erst macht die höchste Autorität vor, was ihr selbstverständlich ist, dann wird es vielleicht in Regeln gegossen.
Wie man Regeln besser nicht machen sollte, haben wir am Desaster der Rechtschreibreform erlebt. Natürlich wäre das der schnellste Weg für Dich, einfach ein Dutzend Regeln zusammenstellen, verkünden, und fertig bist Du.
Vor allem, wenn sich die Kollegen drüber aufgeregt haben und die Aufregung sich genausowenig legen will wie die über die Rechtschreibreform.
Oder die höchste Authorität hält sich nicht für Vorbild oder will. Dann sind Deine Regeln unnütz, denn auch bei Euch wird gelten:
"Wer es einem Vorgesetzten gleichtun will, beginnt mit den schlechten Eigenschaften." (Aus Japan)
Und dann gelten nicht die von Dir verfaßten Regeln besenfalls als verbindliches Feigenblatt, und tatsächlich sieht keiner ein, warum er päpstlicher sein soll als diese schlampende Autorität.
Beispiel: Die Rechtschreibreform.
Das Schicksal der Reformisten droht auch Dir.
Vorschlag zum Vorgehen zur Minimierung dieser Risiken:
1. Sammle die Problempunkte und die Antworten auf Deine Frage nach dem Inhalt der Anweisung.
2. Sammle die Engagierten, die von Pro und Contra, in ein Team. Hüte Dich vor dem Wunsch, selber wie Moses Regeln erfinden und als verbindlich verkünden zu wollen.
3. Vereinbare mit dem Team einen Projektplan für einen Entwurf mit einem Redaktionsschluß. Dieser Entwurf ist der höchsten Autorität vorzulegen, damit sie diesen nach eigenem Geschmack korrigieren, ergänzen, kürzen - und dann als verbindlich erklären kann. Wobei sie informiert sein muß: Entweder verkündet sie das, was sie auch als Vorbild leben kann und will, oder sie schürt das Tohuwabohu, das Gegenteil erfolgreicher Führung.
4. Lasse dies Team sammeln, und ergreife ja keine Partei, spiele Amtsrichter. Denn sobald Du für eine Partei Partei ergreifst, lehnt Dich die andere ab, und schon verstrickst Du Dich im Gegeneinander.
Deshalb beschränke Dich auf die Steuerung des Prozesses, auf daß das Team sich auch einige.
Das wird es immer wieder nicht, deshalb wirst Du immer wieder zur Einigung aufrufen müssen, hast eine Begründung für eine Terminverschiebung oder kannst Deinen Auftraggeber bitten, den Gordischen Knoten zu durchschlagen.
5. Schick Deiner höchsten Autorität die Protokolle Euer Sitzungen. Und zum vereinbarten Termin lege ihr Euren Entwurf vor, damit sie ihn korrigiere, ergänze, kürze und verabschiede.
Ich habe mehrheitlich Autoritäten kennengelernt, die jetzt "Philosophie" schäumen, "80/20er-Regel" und die "morgen früh um 9 Uhr will ich die Vorlage sehen, aber bitte so, daß ich sie sofort unterschreiben kann!" und übermorgen "was kümmert mich mein Geschwätz von gestern?" und "vom Horn habe ich mir auch was anderes erwartet".
Auch hier gilt mal wieder "Morituri te salutand", aber das Beispiel der Rechtschreibreform und das Gelächter über die beteiligten Minister könnte da ähnlich dämpfend wirken wie Bor im Atomreaktor.
Ciao
Wolfgang Horn
Bitte, führen diesen Thread fort und erzähle, was Dir so alles widerfährt und wie Du Dich aus der Affäre ziehst.

Hallo Vivian, Wolfgang,
danke für Eure Antworten, ich sammle momentan Anregungen und bin auf eine Muster-Dienstanweisung aus der öffentlichen Verwaltung gestoßen, heute habe ich das Buch "Betriebliche Nutzung von Internet, Intranet und E-Mail. Analyse und Handlungsempfehlungen" erhalten, in dem laut Umschlagtext 79 BV, DA und Richtlinien analysiert werden.
Mein Ergebnis daraus werde ich hier posten wenn Interesse besteht. Ein knackiger Satz für das aktuelle Problem steht auf S. 59 aus der öffentlichen Verwaltung:
"Die Nutzung von E-Mail ist für alle Mitarbeiter, soweit die Vorraussetzungen gegeben sind, verbindlich."
Mehr braucht man dazu eigentlich nicht zu sagen.
Bis dahin, Hans