Ist und Soll Zustand definieren und darstellen

Hallo Allegra!
Uff............ganz schön....!!
Soll Zustände:
1) Die VA bilden grundsätzlich die Soll Zustände für die Umsetzung des Managementsystems in die Praxis.
2) Wennm man sich aber der ISO 9001 verpflichtet, bildet die 9001 die Soll-Forderungen an die Organisation, also auch an die Dokumentation (z.B. VA).
Also hast du (im Moment noch )zwei Soll-Zustände. Decken die VA die Forderunden der 9001 ab, so ist die Soll-Forderung der ISO 9001 identisch mit den Soll- Forderungen der VA gegenüber der Organisation.....
Das Ziel ist: ISO 9001 => VA (QM-Dokumentation) => praktische Umsetzung!

Dokumentation:
Die Norm fordert explizit eine Reihe von VA.
Weiters heisst es aber "Dokumente die die Organisation......"
In der Praxis bedeutet dies, dass schon eine ausreichende Beschreibung der Tätigkeiten und Abläufe gegeben sein müssen, diese sind aber nicht immer VA...
Die Prozesse, Tätigkeiten und Abläufe müssen reproduzierbar sein und nachgewiesen werden können.
Die bedeutet, dass für alle Forderungen der Norm in geeigneter Form Vorgabedokumente erstellt werden müssen (Prozessmodelle, Prozessbeschreibungen, Verfahrensanweisungen, Richtlinien, Arbeitsanweisungen,usw...).
In der Folge müssen aber auch Nachweisdokumente erstellt werden, die die Konformität der Ergebnisse/ Tätigkeiten mit den Vorgaben des Managementsystems und letztlich der Norm nachvollziehbar machen.
Häufig wird die Systemdokumentation so aufgebaut, dass man darin die Norm leicht wieder finden kann. Dies kann für die Organisation und auch für externe Betrachter (Kunden, Zertifizierer) von Vorteil sein. Ein Muss ist es jedoch nicht....
Wird der Norm geforderte Prozessansatz umgesetzt, so folgen Prozesse und deren Elemente häufig den Elementen der Norm.
Managementsystem => Element 4
Führungsprozess => Element 5 usw.
Wenn du weitere Fragen hast, dann nur zu....
Systemmanager

: Hallo Systemmanager

: Ich habe noch eine Frage zu deinem Kommentar!

: Warum habe ich zuerst zwei Soll-Zustände? Also genauer formuliert, warum sind die momentanen VA im Betrieb auch Soll-Zustände, sondern nicht einfach direkt Ist-Zustände?

: Und dann direkt noch eine Frage/ oder mehrere im Anschluss: Ich habe die Norm bis jetzt so verstanden, dass alle Forderungen (also Kapitel 4-8 der Norm) im Handbuch eingehalten werden müssen, aber letztendlich nur die Dokumentationsanforderungen (wie der Name schon sagt) im Handbuch aufgeführt oder auf sie verwiesen werden muss??? Stimmt das so??? Und falls es stimmt, warum sind dann die meisten Handbücher von Firmen, stur nach dem System der ISo 9001 aufgeführt (also :5. Verantwortung der Leitung, 6. ressourcen, 7.....) und nicht nur die Dokumentationsanfordeungen in denen doch nur die Rede ist von : Qualitätspolitik, -ziele, HB, 6 Verfahren, Aufzeichnungen, Dokumente die zur sicherstellung von Planung, durchführung und Lenkung von Prozessen benötigt werden !!!! Oder bedeutet der letzte Punkt also "Dokumente die zur sicherstellung von Planung, Durchführung und Lenkung von Prozessen benötigt werden", dass darunter alle Forderungen der Norm zu verstehen sind...diese Norm macht mich wirklich fertig.

: Was bedeutet "Dokumente die die Organisation zur Sicherstellung der wirksamen Planung, Durchführung und Lenkung ihrer Prozesse benötigt"???

: Vielleicht kannst du mir ja nochmal helfen,

: viele Grüße Allegra

: : Hallo Allegra!

:
: : Du wirst warscheinlich zwei Soll-Zustände finden:

:
: : 1) Soll Zustand entsprechend den div. Verfahrensanweisungen (VA).
: : 2) Soll Zustand aus der ISO 9001

:
: : Wenn man relativiert, werden die VA zum beschriebenen Ist- Zustand und die Norm bleibt als Soll übrig.

:
: : 3) Die gelebte Praxis ist ein Ist- Zustand.

:
: :
: : Wenn du nun im ersten Schritt einen Vergleich der VA mit der Norm machst, ist das ein sehr guter Ansatz! Die Zuordnung zu den einzelnen Normelementen wird zwar etwas Mühsam, aber du lernst dabei sehr viel....

:
: : Aus dem Ergebnis siehst du die "weissen" Felder, wo die Norm durch die VA nicht abgedeckt ist. Diese bilden nun das To-Do. Also die gelebte Praxis ansehen und dann dokumentieren.

:
: : In der Folge gehören die Dokumente aber auch strukturiert. --> Prozessorientierter Ansatz!

:
: :
: : Systemmanager

:
: :
: :

:
: : : Hallo zusammen,

:
: :
: : : vielleicht kann mir hier ja jemand helfen.
: : : Schreibe gerade meine Diplomarbeit über die Aktualisierung und Neustrukturierung eines Qualitäts-Handbuchs auf Basis 9001. Das Unternehmen will sich wohl nicht zertifizieren lassen sondern nur ein handbuch zum internen Gebrauch.
: : : Und da wollte ich jetzt erst einmal den ISt und den Soll Zustand miteinander vergleichen, nur leider besteht in der Firma momentan nur eine Vielzahl von Verfahrens und Arbeitsanweisungen. Kann ich diese jetzt einfach in einer Tabelle dem Soll-Zustand (also den ISo 9001 Forderungen) gegenüberstellen und dann in der Analyse sagen was fehlt? oder sollte ich besser noch ander Soll-zustände also Ziele formulieren, die nicht die forderungen sondern die Ziele des Unternehmens betreffen???
: : : Und das wichtigste, mir fehlen Definition zu Ist- und Soll-Zustand und Ist- und Soll-Analyse...meine Literatur gibt dazu nicht viel her...

:
: :
: : : Fragen über Fragen...

:
: :
: : : Würde mich trotzdem über eure Hilfe freuen.
: : : Allegra

Hallo Systemmanager,
erst einmal vielen Dank für deine ausführliche Antwort gestern, ich fange langsam an zu verstehen
Hab mir das nun so vorgestellt, dass ich eine Tabelle erstelle wo ich Soll-Analyse und Ist-Analyse gegenüberstelle, wobei ich die Soll-Analyse nochmals in zwei splitten will. Also 1. alle Forderungen der Norm (da kann ich doch erst einmal alle ab Kapitel 4 stupide aufreihen, oder?)dann die Interpretation der Soll-Analyse für das Unternehmen und rechts daneben die ISt-Analyse (also einfach alle vorhandenen VA und AA zuordnen)geht das so einfach oder ist diese Tabelle nicht so geeignet?
Oder müssen womöglich sogar bei der Analyse die Forderungen nach wichtigkeit geordnet werden, also z.B. Qualitätspolitik und 6 Verfahren bei der Tabelle nach oben??? Oder kann ich bei der mittleren Spalte, also der Interpretation für das Unternehmen, auf die Wichtigkeit eingehen...oder 3.Möglichkeit, sollte bei der Analyse von Soll und Ist keinerlei Bewertung einlaufen, sondern erst bei der anschließenden Auswertung der Tabelle?
So das waren meine Fragen (sind ja wieder so einige ) ich hoffe sie werden mir trotzdem nochmal beantwortet, würde mich freuen...
Viele Grüße,
Allegra
: Hallo Allegra!

: Uff............ganz schön....!!

: Soll Zustände:
: 1) Die VA bilden grundsätzlich die Soll Zustände für die Umsetzung des Managementsystems in die Praxis.

: 2) Wennm man sich aber der ISO 9001 verpflichtet, bildet die 9001 die Soll-Forderungen an die Organisation, also auch an die Dokumentation (z.B. VA).

: Also hast du (im Moment noch )zwei Soll-Zustände. Decken die VA die Forderunden der 9001 ab, so ist die Soll-Forderung der ISO 9001 identisch mit den Soll- Forderungen der VA gegenüber der Organisation.....

: Das Ziel ist: ISO 9001 => VA (QM-Dokumentation) => praktische Umsetzung!

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: Dokumentation:
: Die Norm fordert explizit eine Reihe von VA.
: Weiters heisst es aber "Dokumente die die Organisation......"
: In der Praxis bedeutet dies, dass schon eine ausreichende Beschreibung der Tätigkeiten und Abläufe gegeben sein müssen, diese sind aber nicht immer VA...

: Die Prozesse, Tätigkeiten und Abläufe müssen reproduzierbar sein und nachgewiesen werden können.

: Die bedeutet, dass für alle Forderungen der Norm in geeigneter Form Vorgabedokumente erstellt werden müssen (Prozessmodelle, Prozessbeschreibungen, Verfahrensanweisungen, Richtlinien, Arbeitsanweisungen,usw...).
: In der Folge müssen aber auch Nachweisdokumente erstellt werden, die die Konformität der Ergebnisse/ Tätigkeiten mit den Vorgaben des Managementsystems und letztlich der Norm nachvollziehbar machen.

: Häufig wird die Systemdokumentation so aufgebaut, dass man darin die Norm leicht wieder finden kann. Dies kann für die Organisation und auch für externe Betrachter (Kunden, Zertifizierer) von Vorteil sein. Ein Muss ist es jedoch nicht....

: Wird der Norm geforderte Prozessansatz umgesetzt, so folgen Prozesse und deren Elemente häufig den Elementen der Norm.
: Managementsystem => Element 4
: Führungsprozess => Element 5 usw.

: Wenn du weitere Fragen hast, dann nur zu....

: Systemmanager

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: : Hallo Systemmanager

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: : Ich habe noch eine Frage zu deinem Kommentar!

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: : Warum habe ich zuerst zwei Soll-Zustände? Also genauer formuliert, warum sind die momentanen VA im Betrieb auch Soll-Zustände, sondern nicht einfach direkt Ist-Zustände?

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: : Und dann direkt noch eine Frage/ oder mehrere im Anschluss: Ich habe die Norm bis jetzt so verstanden, dass alle Forderungen (also Kapitel 4-8 der Norm) im Handbuch eingehalten werden müssen, aber letztendlich nur die Dokumentationsanforderungen (wie der Name schon sagt) im Handbuch aufgeführt oder auf sie verwiesen werden muss??? Stimmt das so??? Und falls es stimmt, warum sind dann die meisten Handbücher von Firmen, stur nach dem System der ISo 9001 aufgeführt (also :5. Verantwortung der Leitung, 6. ressourcen, 7.....) und nicht nur die Dokumentationsanfordeungen in denen doch nur die Rede ist von : Qualitätspolitik, -ziele, HB, 6 Verfahren, Aufzeichnungen, Dokumente die zur sicherstellung von Planung, durchführung und Lenkung von Prozessen benötigt werden !!!! Oder bedeutet der letzte Punkt also "Dokumente die zur sicherstellung von Planung, Durchführung und Lenkung von Prozessen benötigt werden", dass darunter alle Forderungen der Norm zu verstehen sind...diese Norm macht mich wirklich fertig.

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: : Was bedeutet "Dokumente die die Organisation zur Sicherstellung der wirksamen Planung, Durchführung und Lenkung ihrer Prozesse benötigt"???

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: : Vielleicht kannst du mir ja nochmal helfen,

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: : viele Grüße Allegra

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: : : Hallo Allegra!

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: : : Du wirst warscheinlich zwei Soll-Zustände finden:

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: : : 1) Soll Zustand entsprechend den div. Verfahrensanweisungen (VA).
: : : 2) Soll Zustand aus der ISO 9001

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: : : Wenn man relativiert, werden die VA zum beschriebenen Ist- Zustand und die Norm bleibt als Soll übrig.

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: : : 3) Die gelebte Praxis ist ein Ist- Zustand.

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: : : Wenn du nun im ersten Schritt einen Vergleich der VA mit der Norm machst, ist das ein sehr guter Ansatz! Die Zuordnung zu den einzelnen Normelementen wird zwar etwas Mühsam, aber du lernst dabei sehr viel....

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: : : Aus dem Ergebnis siehst du die "weissen" Felder, wo die Norm durch die VA nicht abgedeckt ist. Diese bilden nun das To-Do. Also die gelebte Praxis ansehen und dann dokumentieren.

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: : : In der Folge gehören die Dokumente aber auch strukturiert. --> Prozessorientierter Ansatz!

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: : : Systemmanager

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: : : : Hallo zusammen,

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: : : : vielleicht kann mir hier ja jemand helfen.
: : : : Schreibe gerade meine Diplomarbeit über die Aktualisierung und Neustrukturierung eines Qualitäts-Handbuchs auf Basis 9001. Das Unternehmen will sich wohl nicht zertifizieren lassen sondern nur ein handbuch zum internen Gebrauch.
: : : : Und da wollte ich jetzt erst einmal den ISt und den Soll Zustand miteinander vergleichen, nur leider besteht in der Firma momentan nur eine Vielzahl von Verfahrens und Arbeitsanweisungen. Kann ich diese jetzt einfach in einer Tabelle dem Soll-Zustand (also den ISo 9001 Forderungen) gegenüberstellen und dann in der Analyse sagen was fehlt? oder sollte ich besser noch ander Soll-zustände also Ziele formulieren, die nicht die forderungen sondern die Ziele des Unternehmens betreffen???
: : : : Und das wichtigste, mir fehlen Definition zu Ist- und Soll-Zustand und Ist- und Soll-Analyse...meine Literatur gibt dazu nicht viel her...

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: : :
: : : : Fragen über Fragen...

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: : : : Allegra

Hallo Allegra.
ja, so kannst du vorgehen.
* Tabelle links die Normelemente mit unterpunkten.
* Rechts dazu nun die Va und andere vorhandene Dokumente
* Beachte, das VA ggf. auch mehrere Punkte der Norm abdecken könnten!
* Eine dritte Spalte, wo du anmerken kannst, ob die Normforderung mit der vorhandenen Dokumentation nun nicht, zum Teil, oder vollständig abgedeckt wird.
Das bietet dir dann einen recht guten überblick über die To-do's.
Für jene Punkte der Norm, wo die Doku nichts hergibt, solltest du dann die Organisation in der Praxis ansehen, ob wirklich nichts da ist, oder doch.
Dann erst die Doku vervollständigen.
Und dann ein erstes vorsichtiges Audit....
Frage ruhig weiter!

Systemmanager


: Hallo Systemmanager,

: erst einmal vielen Dank für deine ausführliche Antwort gestern, ich fange langsam an zu verstehen

: Hab mir das nun so vorgestellt, dass ich eine Tabelle erstelle wo ich Soll-Analyse und Ist-Analyse gegenüberstelle, wobei ich die Soll-Analyse nochmals in zwei splitten will. Also 1. alle Forderungen der Norm (da kann ich doch erst einmal alle ab Kapitel 4 stupide aufreihen, oder?)dann die Interpretation der Soll-Analyse für das Unternehmen und rechts daneben die ISt-Analyse (also einfach alle vorhandenen VA und AA zuordnen)geht das so einfach oder ist diese Tabelle nicht so geeignet?

: Oder müssen womöglich sogar bei der Analyse die Forderungen nach wichtigkeit geordnet werden, also z.B. Qualitätspolitik und 6 Verfahren bei der Tabelle nach oben??? Oder kann ich bei der mittleren Spalte, also der Interpretation für das Unternehmen, auf die Wichtigkeit eingehen...oder 3.Möglichkeit, sollte bei der Analyse von Soll und Ist keinerlei Bewertung einlaufen, sondern erst bei der anschließenden Auswertung der Tabelle?

: So das waren meine Fragen (sind ja wieder so einige ) ich hoffe sie werden mir trotzdem nochmal beantwortet, würde mich freuen...

: Viele Grüße,
: Allegra
: : Hallo Allegra!

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: : Uff............ganz schön....!!

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: : Soll Zustände:
: : 1) Die VA bilden grundsätzlich die Soll Zustände für die Umsetzung des Managementsystems in die Praxis.

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: : 2) Wennm man sich aber der ISO 9001 verpflichtet, bildet die 9001 die Soll-Forderungen an die Organisation, also auch an die Dokumentation (z.B. VA).

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: : Also hast du (im Moment noch )zwei Soll-Zustände. Decken die VA die Forderunden der 9001 ab, so ist die Soll-Forderung der ISO 9001 identisch mit den Soll- Forderungen der VA gegenüber der Organisation.....

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: : Das Ziel ist: ISO 9001 => VA (QM-Dokumentation) => praktische Umsetzung!

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: : Dokumentation:
: : Die Norm fordert explizit eine Reihe von VA.
: : Weiters heisst es aber "Dokumente die die Organisation......"
: : In der Praxis bedeutet dies, dass schon eine ausreichende Beschreibung der Tätigkeiten und Abläufe gegeben sein müssen, diese sind aber nicht immer VA...

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: : Die Prozesse, Tätigkeiten und Abläufe müssen reproduzierbar sein und nachgewiesen werden können.

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: : Die bedeutet, dass für alle Forderungen der Norm in geeigneter Form Vorgabedokumente erstellt werden müssen (Prozessmodelle, Prozessbeschreibungen, Verfahrensanweisungen, Richtlinien, Arbeitsanweisungen,usw...).
: : In der Folge müssen aber auch Nachweisdokumente erstellt werden, die die Konformität der Ergebnisse/ Tätigkeiten mit den Vorgaben des Managementsystems und letztlich der Norm nachvollziehbar machen.

:
: : Häufig wird die Systemdokumentation so aufgebaut, dass man darin die Norm leicht wieder finden kann. Dies kann für die Organisation und auch für externe Betrachter (Kunden, Zertifizierer) von Vorteil sein. Ein Muss ist es jedoch nicht....

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: : Wird der Norm geforderte Prozessansatz umgesetzt, so folgen Prozesse und deren Elemente häufig den Elementen der Norm.
: : Managementsystem => Element 4
: : Führungsprozess => Element 5 usw.

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: : Wenn du weitere Fragen hast, dann nur zu....

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: : Systemmanager

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: : : Ich habe noch eine Frage zu deinem Kommentar!

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: : : Und dann direkt noch eine Frage/ oder mehrere im Anschluss: Ich habe die Norm bis jetzt so verstanden, dass alle Forderungen (also Kapitel 4-8 der Norm) im Handbuch eingehalten werden müssen, aber letztendlich nur die Dokumentationsanforderungen (wie der Name schon sagt) im Handbuch aufgeführt oder auf sie verwiesen werden muss??? Stimmt das so??? Und falls es stimmt, warum sind dann die meisten Handbücher von Firmen, stur nach dem System der ISo 9001 aufgeführt (also :5. Verantwortung der Leitung, 6. ressourcen, 7.....) und nicht nur die Dokumentationsanfordeungen in denen doch nur die Rede ist von : Qualitätspolitik, -ziele, HB, 6 Verfahren, Aufzeichnungen, Dokumente die zur sicherstellung von Planung, durchführung und Lenkung von Prozessen benötigt werden !!!! Oder bedeutet der letzte Punkt also "Dokumente die zur sicherstellung von Planung, Durchführung und Lenkung von Prozessen benötigt werden", dass darunter alle Forderungen der Norm zu verstehen sind...diese Norm macht mich wirklich fertig.

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: : : Was bedeutet "Dokumente die die Organisation zur Sicherstellung der wirksamen Planung, Durchführung und Lenkung ihrer Prozesse benötigt"???

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: : : viele Grüße Allegra

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: : : : 2) Soll Zustand aus der ISO 9001

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: : : : Wenn du nun im ersten Schritt einen Vergleich der VA mit der Norm machst, ist das ein sehr guter Ansatz! Die Zuordnung zu den einzelnen Normelementen wird zwar etwas Mühsam, aber du lernst dabei sehr viel....

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: : : : Aus dem Ergebnis siehst du die "weissen" Felder, wo die Norm durch die VA nicht abgedeckt ist. Diese bilden nun das To-Do. Also die gelebte Praxis ansehen und dann dokumentieren.

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: : : : : Hallo zusammen,

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: : : : : Schreibe gerade meine Diplomarbeit über die Aktualisierung und Neustrukturierung eines Qualitäts-Handbuchs auf Basis 9001. Das Unternehmen will sich wohl nicht zertifizieren lassen sondern nur ein handbuch zum internen Gebrauch.
: : : : : Und da wollte ich jetzt erst einmal den ISt und den Soll Zustand miteinander vergleichen, nur leider besteht in der Firma momentan nur eine Vielzahl von Verfahrens und Arbeitsanweisungen. Kann ich diese jetzt einfach in einer Tabelle dem Soll-Zustand (also den ISo 9001 Forderungen) gegenüberstellen und dann in der Analyse sagen was fehlt? oder sollte ich besser noch ander Soll-zustände also Ziele formulieren, die nicht die forderungen sondern die Ziele des Unternehmens betreffen???
: : : : : Und das wichtigste, mir fehlen Definition zu Ist- und Soll-Zustand und Ist- und Soll-Analyse...meine Literatur gibt dazu nicht viel her...

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