EDV-Gestütztes Handbuch

: : : : In Unserem Hause wird dan Handbuch auf die neue ISO 9000/2000 umgestellt. Dazu wollen wir ein voll-EDV-gestütztes System verwenden. Leider konnte ich bisher noch keine vernünftigen Informationen über solche Dokumentenverwaltungssysteme finden.
: : : : Wer kann Helfen?
: : : : Eventuell auch tatkräftig unterstützen? Unser Unternehmen befindet sich im Frankfurter Raum.
: : : Ich würde prinzipiell keine spezielle ISO-Software verwenden - die ist meist extrem teuer und relativ leistungsschwach.
: : : Wenn möglich verwenden Sie eine Workgroup/Workflowplattform wie Lotus Notes. Gerade einfache Datenbanken wie Dokumentenverwaltung sind damit sehr einfach zu erstellen. Vor allem besteht die Möglichkeit in Zukunft nicht nur die Handbücher zu verwalten, sondern auch die Prozesse damit ablaufen zu lassen (Workflow/Workgroup).
: : : Allerdings ist die Einführung eines Workgroupsystems wie Notes sicher komplizierter als eine spezielle Software und rentiert sich nur bei zukünftiger Nutzung der Möglichkeiten (und die sind enorm...)
: : : Klare Empfehlung:
: : : - Einfache Dokumentenverwaltung mit Office-Funktionalität (Word) bzw. Intranet mit HTML
: : : - oder richtiges Workgroup/Workflowsystem (Empfehlung Lotus Notes) - aber nur wenn (in Zukunft) geplant ist mehr damit zu machen.
: : : - keine spezielle Software für ISO (sehr teuer, wenig funktionalität).
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: : : MfG
: : : Martin Murnleitner
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: : Sehr geehrter Herr Murnlleitner,
: : im Rahmen einer Studienarbeit beschäftige ich mich mit der rechnergestützen Darstellung von QM-Systemen. Bisher habe ich mich dabei nur mit Office-Lösungen und einer Intranet-Lösung auseinandrgesetzt.
: : Meine Frage an Sie ist: haben Sie Erfahrungen mit kommerziellen Lösungen? Und wie fallen diese aus. Können Sie auch vielleicht Beispiele für produkte auf dem Markt geben?
: Mit kommerziellen, speziellen ISO-Lösungen (für das Dokumentenmanagement) habe ich keine Erfahrung. Die angebotene Software war im Vergleich zur Leistungsfähigkeit viel zu teuer - für einfache Sachen reicht Office bzw. eine Intranetlösung aus. Und wenn man mehr braucht, dann kann keine spezielle Software mit einer richtigen Lösung wie Notes usw. konkurrieren.
: Generell sollte allerdings geschaut werden, was in einer Firma bereits vorhanden ist. Nach Möglichkeit sollte das verwendete System mit einem eventuell bereits vorhandenem "kompatibel" sein. D.h. gibt es ein Intranet, wird man dieses Verwenden. Gibt es eine ERP Software mit Q-Modul wird man dieses verwenden, ...
: Einen Überblick über angebotene Software findest du z.bsp. auf www.quality.de oder www.iso9k.net.
:
: Grüsse,
: Martin

Hallo!
Wir bieten Unternehmen die Einrichtung von Interaktiven Managementhandbüchern bis hin zum EDV-gestützten Workflow- und Informationsflußmanagement an.
Wenn Sie Interesse haben, senden wir Ihnen gerne entsprechende Informationen zu.
Sie können sich über unser Leistungsspektrum auch gerne auf unserer homepage (zh-coach.de im Z&H COACH Magazin unter Z&H Guide, der Link auf die Interaktive Managementdokumentation) informieren.
Schöne Grüße
Nadja Zein-Draeger
Z&H COACH GmbH
Wallbaumweg 31, 44894 Bochum
Tel.: 0234 / 23 970 46
Fax.: 0234 / 23 970 47

Wir sind seit 1995 ISO 9002 zzertifiziert durch den Germanischen Lloyd Hamburg.
Wir wollen jetzt unser QMHB in das Intranet übertragen. Gibt es eine Diskette mit dem Aufbau des Handbuches (20 Elemente), so daß wir diese leicht ausfüllen können?
Ich wäre für Antwort dankbar.

: In unserem Haus werden ca.90\% aller Dokumente und Verfahrensanweisungen elektroniscvh verwaltet. Wir verwenden dazu die Software der Firma Sictor. Adresse www.sictor (zur Dokumentenlenkung).
Unsere Erfahrungen:
Leider ist die Software zur Darstellung einer prozeßoriwentierten Darstellung der Abläufe nur bedingt brauchbar.
Zwar lassen sich Verfahren = Prozesse optimal grafisch darstellen.
Dies wird bei Fa. Sictor durch Verwendung des bekannten Programmmoduls Visio, jedoch sind die einzelnen Verfahren lediglich tabelleraisch für die Anwender im Unternehmen zu erreichen.
Deshalb haben wir mittels eines internen Computernetzes Intranet eine eigene firmeninterne homepage erstellt, welches ermöglicht sowohl die Mitarbeiter über neue Dokumente zu informieren
(dazu benutzen wir das Dokunet System der Firma Sictor) als auch über Verfahren = Prozesse im Unternehmen zu informieren. Letzteres wird durch ein eigens von uns entwickeltes Prozeßmodel erreicht.
Unsere Erfahrung nach ist es von entscheidener Bedeutung zu klären, welche Anforderungen die Nutzer eines Unternehmens an ein elektronisch gepflegtes Handbuch haben.
Oder kürzer: Ermitteln Sie also die Kundenanforderungen.
Erst wenn die bekannt sind entscheiden Sie, ob Sie ein Werkzeug (spezielles Softwareprodukt brauchen
Umgekehrt erleben Sie nur Frust, da Ihre internen Kunden (Nutzer) das Tool nicht benutzen werden.
Grundsätzlich ist ein elektronisches Handbuch sehr vorteilhaft.
1. Sie stellen sicher, das immer allen Anwendern die neuesten Änderungen, gleichzeitig bekannt sind
2. Sie haben nur eine Stelle die Änderungen einpflegen sollte und an alle verteilt.
3. alte Stände werden automatisch eingezogen und archiviert (kein umständliches herumlaufen und einsammeln der alten Handbücher in Papierform)
4. Der wichtigaste Grund: Der Anwender kann sich darauf verlassen, daß er im Computer immer die aktuelle Version findet und nicht alte Stände
Dies gilt natürlich nur, wenn freigegebene Fortentwicklungen des Handbuches umgehend in das System überführt werden, und den Anwendern klar ist,
daß nur der Stand im Computersystem aktuell gepflegt wird.
Ausdrucke, Speicherungen auf eigenen Laufwerken verlieren somit Ihre Gültigkeit.
Obige Vorteile lassen sich natürlich am besten nutzen, wenn die Computer der Nutzer an ein internes Computwernetz angeschlossen sind.
Verfügt eine Firma ausschließlich über Stand alone Rechner (Inselrechner) lassen sich die vorteile nur bedingt nutzen.
Bei Änderungen müssen Sie jeden Rechner einzeln updaten. Lediglich das Verteilen von Papier fällt weg.
Ich hoffe Ihnen mit diesen kurzen Infos geholfen zu haben.
Dipl. Ing. Ludger Lömker
Leiter Qualitätssicherung magnetische Produkte
Fuji Photo Film (Fuji Magnetics
Fujistraße 1
47533 Kleve

Hallo,
ich hoffe mein Posting findet trotz des langen Zeitraums noch Beachtung.
Meine Frage bezieht sich auf deine Aussage:
"Allerdings ist die Einführung eines Workgroupsystems wie Notes sicher komplizierter als eine spezielle Software und rentiert sich nur bei zukünftiger Nutzung der Möglichkeiten (und die sind enorm...)"
Welche Nutzungsmöglichkeiten ergeben sich bei Verwendung von Workflow bezüglich QM?
Vielen Dank & Grüße
Martina

Hallo,
ich hoffe mein Posting findet trotz des langen Zeitraums noch Beachtung.
Meine Frage bezieht sich auf deine Aussage:
"Allerdings ist die Einführung eines Workgroupsystems wie Notes sicher komplizierter als eine spezielle Software und rentiert sich nur bei zukünftiger Nutzung der Möglichkeiten (und die sind enorm...)"
Welche Nutzungsmöglichkeiten ergeben sich bei Verwendung von Workflow bezüglich QM?
Vielen Dank & Grüße
Martina