ISO ist überdimensioniert für Klein(-st)unternehmen

>Hallo zusammen,
ich habe folgendes problem: ich soll ein kleines sicherheitsunternehmen (Werk- und Objektschutz, Veranstaltungsschutz, Personenschutz, Bewachung von Eingangsbereichen usw...) zum Zertifikat führen, d.h. QMH schreiben und eigentlich auch QMS einführen. doch die firma möchte lediglich das zertifikat um sich auf öffentliche Ausschreibungen bewerben zu können, und jede veränderung vermeiden, da man der meinung ist ohnehin nur nach best practices vorzugehen. ich habe mir die anforderungen der norm durchgelesen, und festgestellt, dass es in der tat wenig sinn macht bspw. eine managementbewertung durchzuführen. die sind im büro (vorstand und zwei mitarbeiter) zu dritt und kennen sich seit jahren. falls jemand fehler macht werden die meist sofort bemerkt und die sache an ort und stelle geklärt. es gibt auch keine dokumente. man macht notizen auf post-it oder ruft zum anderen schreibtisch hinüber u.s.w... ein QMS würde also nur unnütze mehrarbeit ohne qualitätsverbesserung bedeuten. reicht es also aus nur den status quo zu dokumentieren? und alle unangemessenen teile der norm einfach weglassen?
über tipps und vorschläge oder erfahrungen aus ähnlichen kleinen (kleinst) unternehmen wäre ich sehr froh
viele grüße
fabian

Hallo zurück, Fabian,
angeblich suchen doch so viele Manager, die im Alltag den knallharten Eisenfresser spielen, zwischendurch die Entspannung beim Austoben der Antirolle - sie genießen eine Dreiviertelstunde als Sklave einer peitscheschwingenden Domina.
(Oder ist das vielleicht nur eine Lehrstunde in der Kunst, sowohl die Peitsche klatschen zu lassen als auch dafür zu sorgen, daß der Sklave gern wiederkommt?)
Würden sie mehr Geld bezahlen für die Dienstleistungen ihrer lacklederbestiefelten Domina, wenn die das Wienern ihrer Stiefel, das Messen des Glanzheitsgrades sowie der Tonhöhe und Lautstärke der Schmerzensschreie nach DIN ISO dokumentiert, mißt und optimiert?
Vermutlich gäbe es Gelächter, die Domina wäre aus ihrer Rolle gefallen und hätte ihre Kunden verloren.
"und jede veränderung vermeiden, da man der meinung ist ohnehin nur nach best practices vorzugehen."
Diese Behauptung ist überaus glaubwürdig. Denn wie bei Giovannis Pizza-Service - wenn der Unternehmer mit der Wirklichkeit und mit seinen Kunden in Kontakt ist, seine Ziele konsequent erreichen will, überflüssige Mühen und Kosten vermeidet, die Ursachen von Ärgernissen dauerhaft beseitigt und Chancen ergreift, dann spielt sich ein Zustand ein, den er für optimal hält.
Und der auch solange optimal ist, wie niemand das Gegenteil beweisen kann.
"ein QMS würde also nur unnütze mehrarbeit ohne qualitätsverbesserung bedeuten."
Der für die Kunden wichtige Punkt: auch Mehrkosten.
Deine Kunst, Fabian, wäre dann, zu zeigen, wieso diese Ist-Situation optimal ist. Wie die Verwendung von post-its mehr Produktivität und damit geringere Kosten erlaubt als die Einführung eines Intranets.
Dazu gehört dann wohl auch, aufzuzeigen, was eigentlich die Erfolgsfaktoren dieses Geschäftes sind. Und das ist sicherlich nicht die Lautstärke der Sklavenschreie, sondern daß hinter der Maske der Domina eine Person steckt, die ihr Herz auf dem rechten Fleck hat und ein Einfühlungsvermögen für ihre Klienten, das sich mancher Psychoklient von seinem Psychotherapeuten wünscht.
Äh, 'tschuldigung, mein Tonarm ist aus der Rille gesprungen. Aber ich meine dasselbe Prinzip - die Erfolgsfaktoren im Bewachungsgeschäft sind gewiß nicht die Ordnung der Aktenordner. Aber was sie sind, das könntest Du herausfinden und vielleich sogar meßbar machen.
"falls jemand fehler macht werden die meist sofort bemerkt und die sache an ort und stelle geklärt."
Fein. Im Büro zu Dritt geht das sehr viel besser als in einer großen Organisation, wo sich alle durch Mailing-Listen wühlen müssen statt post-its. Also könntest Du Kennzahlen aufstellen für die Reaktionsgeschwindigkeit des Mängelabstellens, an die kein Großunternehmen heran kommt.
Also, ich hoffe, die Fachleute hier im Forum stimmen mir zu: Die DIN-ISO erzwingt gar keine Bürokratie, sondern erlaubt auch die Beschreibung der Erfolgsfaktoren von Kleinunternehmen wie Dominas Service für Möchtegern-Sklaven.
Ansonsten bin ich der Meinung, daß Einkäufer seltener die Zertifizierung fordern würden, übersähen sie auch, wie genau diese Forderung dem Lieferanten Mehrkosten aufzwingt, die zu einer Überhöhung der Einkaufspreise führen.
Die Tatsache, daß Dein Kunde mit seinen Einkäufern aus der Industrie gut klargekommen ist, und erst für das Kundensegement "öffentlicher Auftraggeber" ein Zertifikat benötigt, stimmt wohl mit der Erfahrung überein, daß das Kostenbewußtsein in der öffentlichen Verwaltung systemimmanent mangelhaft ist.
Insofern hast Du, Fabian, eine doppelt harte Aufgabe - Deine Zertifizierung darf die Produktivität Deines Kunden nicht so beeinträchtigen, daß der seine Industriekunden verliert.
Erzähl mal, was draus geworden ist.
Ciao
Wolfgang Horn

Domina? Peitsche?
Langt nicht! In meinem Verein müßtest Du das Prinzip der natürlichen Führung schon durch ein paar Kalaschnikows verstärken....

Hallo Fabian!
1. (Wolfgang hat's schon erwähnt) such' in den Jahren 2003 und 2004 mal nach "Giovanni". Immer noch die beste Anleitung für die Umsetzung der ISO in Kleinunternehmen.
2. Wähle den Auditor sehr, sehr sorgfältig aus. Es gibt Paragraphenreiter und praxisorientierte. Ein gutes, praxisorientiertes Audit ist eine regelrechte Unternehmensberatung. Du wirst Zeit und Geld in Vorgespräche und Voraudits investieren müssen, aber, glaub' mir, es lohnt sich.
3. Um etwas mehr Doku als Post-It wirst Du nicht herumkommen. Und auch das ist nützlich, auch wenn's jetzt keiner glaubt. Beispiel aus einem anderen Bereich: Ca. 1/3 aller Kleinunternehmen geht pleite, weil sie keine saubere Buchhaltung haben und überhaupt nicht merken, wenn sie keinen Gewinn machen. Wenn Du nicht in Papier versinken willst: Such' Dir eine EDV-Lösung, die nix kostet und zu Euch paßt. Siehe wieder diverse Beiträge von Martin S. Eine Mail oder ein Textdokument sind genauso schnell geschrieben wie Post-It und können archiviert werden.
Viel Spaß und viel Glück!
Frank

Hallo.
"doch die firma möchte lediglich das zertifikat um sich auf öffentliche Ausschreibungen bewerben zu können"
Das wird erfahrungsgemäß auf Daer teuer, weil ein QM, daß nicht gelegt wird, nichts als Aufwand und Ärger, aber keinen ROI liefert.
"und jede veränderung vermeiden, da man der meinung ist ohnehin nur nach best practices vorzugehen"
Das bedeutet doch Veränderung! Wenn Ihr Eure Vorgehensweise dokumentiert, nennt man das KVP.
"ich habe mir die anforderungen der norm durchgelesen, und festgestellt, dass es in der tat wenig sinn macht bspw. eine managementbewertung durchzuführen"
Warum? Ist es wirklich sinnlos, sich regelmäßig (z.B. bei einem Feierabendbier) hinzusetzen und mal alles in Ruhe durchzusprechen und eine Liste mit Verbesserungspotenzialen zu schreiben?
"die sind im büro (vorstand und zwei mitarbeiter) zu dritt und kennen sich seit jahren. falls jemand fehler macht werden die meist sofort bemerkt und die sache an ort und stelle geklärt"
Das ist operativ, nicht strategisches Management. QM aber ist strategisch. Was Du beschreibtst ist der beste Weg dazu, irgendwann in völliger Selbstüberschätzung pleite zu gehen, weil alle operativen Anforderungen immer glänzend gelöst wurden, die Kunden aber mangelnde Servicebereitschaft und permanentes Chaos bemängeln
"es gibt auch keine dokumente. man macht notizen auf post-it" mach ein Digitalfoto davon oder schick stattdesen eine Mail, dann habt Ihr dokumente und könnt auch mal eine Analyse machen, ob nicht eine Reihe von "post-its" wiederkehrend sind und hier ein Fehler im System vorliegt.
"ein QMS würde also nur unnütze mehrarbeit ohne qualitätsverbesserung bedeuten"
Das tut ein QMS immer nur dann, wenn es nicht gelebt wird. Ein QMS ist - unabhängig davon, ob es zertifiziert ist oder nicht, für JEDES Unternehmen überlebenswichtig! Es bedeutet, daß Kundenwünsche analysiert werden und entsprechende Produkte und Dienstleistungen angeboten werden, es bedeutet, daß die eigenen fehler zur Kenntnis genommen werden und daraus Konsequenzen gezogen werden, es bedeutet, daß diese Konsequenzen auf ihre Tauglichkeit überprüft werden und es beeutet, daß dafür gesorgt wird, daß die Mitarbeiter ihren Job tun (können und wollen).
"reicht es also aus nur den status quo zu dokumentieren?" Wenn der Status Quo den Anforderungen der Norm genügt, dann ja )
"und alle unangemessenen teile der norm einfach weglassen?" Unangemessene teile gibt es inder Norm nach meinem Kenntnisstand nicht, nur solche, die nicht zutreffend sind (z.B. Eigentum des Kunden bei bestimmten Dienstleistern). Diese können unter Angabe von Gründen ausgeschlossen werden.

Grüße,
Tim

Hi, Heimo,
Du magst ja Recht haben.
Vielleicht gehörst Du sogar zu den "seltenen Exemplaren", die sich gern bevormunden lassen.
Ansonsten gilt Heiko Mells 11. Gebot auch für die Zusammenarbeit von Dienstleister und Auftraggeber: "Du sollst Deinen Auftraggeber nicht gegen seinen Willen glücklich machen wollen!"
Hier eben: "Du sollst Deinen Auftraggeber nicht gegen seinen Willen glücklich machen wollen."
Der Auftraggeber hat seinen Auftrag an Fabian klar definiert. Und mit diesem Lastenheft hat der Auftragnehmer zu entscheiden, ob er den Auftrag genau so ausführen kann, oder ob er ein Pflichtenheft vorlegt, die Grenzen der Machbarkeit aufzeigt "post-its als Kommunikationsmittel sind laut DIN ISO verboten..." und einen machbaren Weg vorschlägt, der die Wünsche des Auftraggebers bestmöglichst realisiert.
Wenn er durch seine Dienstleistung dann die Anerkennung und das Vertrauen seines Auftraggebers gewonnen hat, dann wird der Auftraggeber allmählich empfangsbereit für ungebetenen Rat.
Ciao
Wolfgang